Sistem temu kembali arsip

  • 0

Sistem temu kembali arsip

Mengelola arsip dalam jumlah besar memerlukan sebuah sistem temu kembali yang handal. TranscriptDOC pernah bekerja di sebuah perusahaan industri berat yang sistem temu kembalinya ada di dalam ingatan pengelola yang lama. Bagaimana “memindahkan” pengetahuan orang lama ke orang baru? Tentu sangat sulit dan tidak efektif untuk jangka waktu lama. Terutama jika di waktu yang sama, berkas-berkas baru terus masuk.

Biasanya arsip juga disimpan untuk jangka waktu yang lama. Beberapa negara dan beberapa industri memiliki kebijakan yang berbeda terkait durasi penyimpanan arsip (life cycle). Pengarsipan juga dilakukan dalam rangka memenuhi peraturan kepatuhan lokal atau nasional yang mengatur ketersediaan dan retensi data. Industri keuangan dan kesehatan merupakan contoh industri yang memiliki standar dalam mengelola arsip.

Ketika suatu berkas sudah masuk sistem arsip, isinya tidak bisa diganti/diubah sampai masa penyimpanan berakhir. Oleh karena itu, kapasitas penyimpanan arsip menjadi pertimbangan. Perusahaan jasa arsip perlu merencanakan manajemen kapasitas arsip untuk memastikan ruang selalu tersedia. Salah satu teknologi yang digunakan untuk memperluas kapasitas adalah “deduplikasi data” atau kompresi (memadatkan) berkas.

Kembali pada sistem, alat bantu untuk mengelola arsip biasanya berupa klasifikasi yang terdiri dari kode, indeks, dan tunjuk silang. Dalam merancang sistem temu balik ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan, yaitu:

  1. kebutuhan informasi dari pengguna; 
  2. subyek atau bentuk arsip yang tersedia (diagram, manual, laporan penelitian, dll); 
  3. mengindeks kata kunci dari pengguna atau arsip itu sendiri; 
  4. mekanisme kerja (SOP) penelusuran dalam temu kembali.

Ada baiknya perusahaan memperkerjakan arsiparis untuk mengelola dan membuat sistem temu kembali. Sistem tersebut dapat diperbaiki dengan berjalannya waktu dan mengadaptasi perubahan arsip. Namun paling tidak sistem itu tidak diketahui satu orang dan ada di dalam kepalanya tanpa ada bentuk tertulis (tercetak atau elektronik) untuk dibagikan kepada orang lain. –

Sumber foto: en.wikipedia.org


Leave a Reply