Cara mengelola notulensi korporasi

  • -

Cara mengelola notulensi korporasi

Korporasi diwajibkan oleh perangkat hukum untuk mendokumentasikan hampir semua aspek pekerjaan mereka. Termasuk di dalamnya adalah catatan atau notulensi yang diambil selamaa pertemuan pemegang saham dan dewan direksi. Notulensi adalah dokumentasi tertulis dari poin penting dan keputusan yang dibahas dalam pertemuan. Pekerjaan mengelola dokumen-dokumen ini adalah proses yang membutuhkan sistem manajemen berkas yang baik. Kegagalan untuk mengelola dan mempertanggungjawabkan proses pengambilan keputusan dalam korporasi bisa mengakibatkan tambahan biaya dan mempertaruhkan status atau reputasi perusahaan tersebut.

Beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam :

  • formulir pemberitahuan
  • formulir notulensi
  • stempel korporasi
  • sistem manajemen berkas/arsip

Alur manajemen berkas.

  1. Memberitahukan anggota dewan direksi dari perusahaan mengenai pertemuan yang akan datang dengan mengirimkan “Formulir Pemberitahuan”. Formulir ini dapat dibuat sendiri atau dibeli dari toko peralatan kantor. “Formulir Pemberitahuan” dapat dibuat dengan hanya menulis surat bisnis meminta kehadiran anggota dewan pada pertemuan dewan direktur. Surat itu harus mencantumkan tanggal, tempat, waktu dan tujuan pertemuan. Setiap “Pemberitahuan Form” harus ditandatangani oleh Sekretaris Perusahaan sebelum dikirim.
  2. Tulislah catatan/notulensi selama pertemuan dan merekamnya pada “Formulir Notulensi” yang dapat dibuat sendiri menggunakan template dalam program pengolah kata (word processor) untuk digunakan berulang-ulang. Di dalamnya harus mencantumkan tanggal, waktu dan tempat pertemuan, daftar hadir dan poin utama yang memengaruhi perusahaan dan operasinya yang dibahas dalam pertemuan tersebut.
  3. “Formulir Notulensi” perlu ditandatangani dan diberi stempel perusahaan di bagian bawah.
  4. Simpan “Formulir Pemberitahuan” dan “Formulir Notulensi” bersama-sama dalam sebuah binder atau sistem pengarsipan lainnya. Satukan keduanya untuk kemudahan temu kembali. Notulensi korporasi sangat mungkin diperlukan jika terjadi gugatan atau audit untuk membenarkan keputusan bisnis.

Dikemas ulang dari sumber: http://www.ehow.com/how_6681275_file-corporate-minutes.html