Prinsip membuat notulensi pertemuan

  • -

Prinsip membuat notulensi pertemuan

Sebagai notulis profesional, pastikan untuk selalu akurat dalam menulis notulensi atau mengetik korespondensi keluar. Notulensi pertemuan berfungsi sebagai catatan resmi tentang apa yang terjadi pada pertemuan, keputusan yang dibuat, dan langkah selanjutnya yang harus diambil. Notulensi bahkan dapat digunakan untuk menjadi barang bukti kasus hukum atau keputusan. Oleh karena itu, seorang notulis perlu mengetahui prinsip-prinsip penting sebagai berikut.

Alat yang diperlukan:

  • Pena dan kertas
  • Komputer
  • Perekam digital
  1. Kenali peserta dan agenda pertemuan. Siapkan daftar nama peserta yang akan hadir dan salinan agenda pertemuan.
  2. Buat catatan dalam notulensi siapa peserta yang hadir, siapa yang tidak hadir, dan apakah jumlah anggota yang hadir memenuhi kuorum. Ini akan menjadi bagian dari catatan resmi dan memastikan bahwa notulensi disampaikan kepada anggota yang tidak hadir. Catat juga orang lain yang hadir untuk menemani peserta inti seperti asisten atau pengacara.
  3. Pastikan komputer atau pena yang Anda miliki bekerja dengan baik. Jangan biarkan baterai habis atau pena rusak sehingga Anda kehilangan informasi penting. Pastikan Anda membawa perekam digital untuk memastikan bahwa tidak ada ucapan atau keputusan yang terlewatkan.
  4. Jika Anda anggap perlu, tuliskan waktu dimana hal penting terjadi atau keputusan penting dibuat. Tuliskan waktu ketika pertemuan dimulai dan berakhir.
  5. Tuliskan seluruh proses secara jelas. Jangan hanya mengandalkan alat perekam.
  6. Simak dan catat keputusan aktual yang dibuat. Tidak perlu mentranskrip setiap ucapan secara detail. Anda hanya perlu mencatat poin utama dan menghindari terlalu banyak hal yang tidak diperlukan.
  7. Ketik dan editlah notulensi sesegera mungkin. Ketika pertemuan selesai, tinjau kembali apa yang telah ditulis dan buat catatan yang dapat membantu mengklarifikasi atau menjelaskan salah satu poin. Cara ini akan mengurangi kemungkinan ada bagian yang terlupa dan peserta pertemuan bisa mendapatkan notulensi final dengan cepat.
  8. Notulensi perlu diketik dan diformat untuk distribusi. Notulensi yang resmi harus diketik dan dibuat ringkas. Gunakan kalimat pendek dan langsung ke inti masalah. Penulisan berupa poin-poin dapat membantu menghindari paragraf panjang dan memastikan bahwa notulensi mudah dibaca.
  9. Periksa ejaan kata-kata dan nama. Pastikan nama peserta pertemuan dan nama kegiatan telah ditulis dengan benar.
  10. Distribusikan seperlunya. Buat daftar nama orang yang perlu menerima salinan notulensi via email dan mereka yang perlu diberikan salinan tercetak.