Author Archives: TDOC

Memulai karir sebagai transkriptor

Saran yang saya berikan kepada seorang transkriptor baru adalah bergabung dengan sebanyak mungkin forum transkriptor. Dua forum yang dapat diikuti yaitu Transcription Essentials dan Transcription Haven. Dengan bergabung dalam forum transkriptor professional maka pengetahuan kita tentang seluk-beluk pekerjaan ini menjadi lebih luas. Kita juga akan menyadari bahwa sebagian besar pertanyaan kita sudah pernah diajukan dan telah dijawab.

Mentranskrip pada dasarnya adalah pekerjaan soliter, menyendiri, sehingga kadang kita merasa bahwa kita adalah satu-satunya orang di dunia ini yang sedang berjibaku dalam kerumitan aksen dan percakapan yang sulit. Dengan bergabung dalam sebuah forum, menjadi bagian dari suatu komunitas yang lebih luas akan membantu kita bahwa pengalaman ini dialami juga oleh orang lain. Forum ini juga dapat menjadi tempat untuk melampiaskan rasa frustasi ketika mengalami masalah. Semua pasti ada solusi.

Satu hal penting yang harus diingat ketika kita memulai proses transkrip adalah ketepatan lebih utama daripada kecepatan. Kecepatan pada dasarnya akan mengikuti pengalaman atau “jam terbang”, terutama kalau kita mulai menggunakan alat bantu pengetikan. Jangan korbankan kualitas demi kuantitas karena akan merugikan dalam jangka panjang.

Tim TranscriptDOC bekerja dari rumah dan menjadikan rumah atau cafe sebagai kantor. Setiap orang dapat mengatur irama kerja masing-masing dan mengontrol berapa menit rekaman yang dapat dikerjakan dalam satu hari atau satu minggu. Pada waktu-waktu tertentu, transkriptor dapat makan siang, minum kopi, membuka media sosial, dan membaca email. Setelah istirahat selesai, kembali bekerja.

Tim TranscriptDOC juga dapat mengatur waktu untuk melakukan pekerjaan domestik. Aturannya sama saja. Kita perlu memberitahu keluarga jika pada pagi sampai siang hari, kita akan bekerja dan bisa meninggalkan pesan di WA atau SMS. Pesan akan dibalas ketika pekerjaan sudah selesai. Satu hal yang perlu diingat, menjadi transkriptor yang menyediakan jasa transkrip wawancara bukan hobi melainkan pekerjaan. Oleh karena itu, lakukan pekerjaan ini secara profesional.

Sumber gambar: http://medstudentstories.merckmanuals.com/thoughts-on-professionalism/


  • 0

Panduan melakukan transkrip wawancara

Transkrip wawancara merupakan alih bentuk dari rekaman suara berisi ucapan menjadi sebuah dokumen tertulis, lengkap dengan tanda baca dan ejaan yang asli. Semua catatan dan tanda baca pada halaman mana pun disalin setepat mungkin dalam format yang disajikan. Beberapa klien mungkin tidak memerlukan sebuah transkrip yang lengkap, tetapi mengekstrak isi yang akan digunakan dalam penelitian. Dengan kata lain, beberapa klien menginginkan sintesis dari sebuah percakapan. Untuk menghasilkan sebuah transkrip yang baik maka transkriptor perlu memahami beberapa hal mendasar.

Tanda Baca dan Diakritik
Jangan pernah meremehkan tanda baca seperti titik, koma, tanda tanya, dan tanda baca lainnya. Contoh dari tanda diakritik yaitu tanda hubung panjang (-) atau tilde (~) atau et cetera (etc) yang banyak ditemukan. Kemudian penggunaan huruf superskrip atau garis bawah untuk menunjukkan huruf yang hilang dalam kata yang disingkat. Singkatan apa pun dalam teks harus ditranskripsikan ‘sebagaimana adanya’ karena setiap dugaan yang salah dapat berdampak pada interpretasi data yang keliru. Tanda-tanda ini akan berguna untuk melacak kembali kesalahan.

Keterangan Tanggal
Gunakan hari (angka) – bulan (huruf) – tahun (dalam angka penuh) dalam penulisan artikel, laporan, riwayat keluarga, dalam transkrip atau catatan sehingga pembaca memahaminya dengan cepat. Jika ada kekhawatiran bahwa tanggal akan disalahtafsirkan maka dapat ditambahkan catatan kaki.

Kata-kata yang Tidak Jelas
Kurung kotak digunakan untuk menandakan bahwa ada masalah dalam menangkap sebuah percakapan. Ucapan dari pembicara mungkin tidak jelas karena kadang bergumam atau pelafalan dengan dialek yang kental. Jika bagian dari sebuah kata, atau seluruh kata atau frasa tidak terbaca, gunakan tanda kurung siku untuk menandai bagian yang sulit. Tanda tanya dapat digunakan jika ada keraguan terhadap penulisan sebuah kata atau ucapan yang samar-samar.

Komentar dan Interpretasi
Setiap komentar yang memuat interpretasi harus dicantumkan dalam bentuk catatan kaki atau catatan akhir. Transkriptor harus menjaga konsistensi tulisan sehingga tidak membingungkan diri sendiri dan klien.

Image source: https://dyingbeautystock.deviantart.com/


Menjadi asisten virtual

Seorang transkriptor pada dasarnya menjalankan peran layaknya asisten virtual. Menjadi seorang transkriptor lebih dari sekedar mendengarkan dan mengetik apa yang kita dengar. Seorang transkriptor harus melakukan beberapa fungsi sekaligus dalam saat bersamaan, yaitu mendengarkan dengan seksama, mengetahui materi yang sedang didengarkan, dan memenuhi permintaan format atau penataan berdasarkan kebutuhan klien.

Seorang transkriptor harus mahir dalam meneliti istilah dan nama orang atau tempat yang mungkin asing untuknya. Kita juga perlu tahu dan bisa menulis dalam beberapa format yang berbeda. Ada kalanya peran tersebut menjadi lebih luas dari sekadar transkriptor tetapi menulis ulang tulisan atau membuat executive summary.

Seorang transkriptor juga harus memiliki motivasi diri, unggul dalam manajemen waktu dan dapat bekerja di bawah tekanan tenggat.

Satu hal yang tidak kalah penting adalah seorang transkriptor harus mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi yang diperlukan dalam bekerja. Dia juga harus mampu memecahkan masalah teknis kecil dengan tetap tenang – paling tidak ketika sedang berinteraksi dengan klien.

Saya berpengalaman menjadi seorang notulen dalam pekerjaan sebelumnya, saya juga berpengalaman menerjemahkan dokumen. Selama kuliah, saya juga terbiasa merangkum buku dan artikel. Seluruh pengalaman tersebut adalah aset saya untuk memulai pekerjaan sebagai transkriptor dan memperluasnya menjadi asisten virtual.

Setelah hampir 15 tahun bekerja pada orang lain, saya memutuskan untuk bekerja sendiri dengan membentuk TranscriptDOC, perusahaan yang menyediakan jasa transkrip wawancara dan jasa penerjemahan. Dengan bekerja dari rumah, saya menghemat penggunaan bahan bakar, pakaian, waktu perjalanan yang tidak produktif, dan mengasah kemampuan koordinasi dengan tim yang tersebar di berbagai lokasi. Siapapun bisa memulai jasa transkrip wawancara asalkan memiliki minat dan keahlian yang diperlukan.

Sumber gambar: http://balticassist.com/how-to-assure-a-successful-communication-with-your-va/


  • 0

Menjadi transkriptor yang efisien

Ada beberapa tantangan yang harus dihadapi untuk menjadi transkriptor yang efisien. Sama dengan profesi lain, pekerjaan ini memiliki dinamikanya sendiri. Transkriptor perlu mengelola irama kerja sambil mempertimbangkan potensi penghasilan yang diinginkan. Ada beberapa cara untuk melakukan efisiensi kerja.

(a) Terapkan Auto Complete atau menulis kata secara otomatis terutama di Libre Office atau easytranscript. Alat ini dapat digunakan dalam berbagai bahasa karena akan merekam kata-kata yang sering digunakan, termasuk Bahasa Indonesia. Alat ini dapat meningkatkan kecepatan menulis ketika kita sudah terbiasa menerapkannya. Bisa dimulai dengan beberapa kata yang paling sering diketik. Selain auto complete, coba cari berbagai aplikasi pintas lain yang dapat mengefisiensikan pekerjaan yang berulang. Contohnya alat auto correct yang dapat memperbaiki tulisan secara otomatis. Alat ini dapat menghemat waktu untuk mengetik dalam jangka panjang. Kita dapat menyimpan seluruh kata dan frasa panjang dan sulit yang sering muncul dalam transkrip.

b) Pelajari cara menggunakan Google. Alat canggih ini perlu dimanfaatkan dengan optimal. Adakalanya kita tidak yakin dengan apa yang didengar, pada saat ini kita dapat melakukan pencarian di Google dan melihat rekomendasi istilah atau kata yang tepat sesuai dengan konteks percakapan yang didengarkan.

c) Banyak perusahaan dan perorangan memiliki halaman Wikipedia. Terkadang, jika kita benar-benar bingung dengan apa yang dibicarakan dalam rekaman, kita dapat mengetahuinya dengan cara mencarinya di halaman Wiki mereka.

d) Jangan terpaku pada kata-kata yang tidak dapat kita dengar. Buat aturan untuk mengulang rekaman tiga kali jika mendengarkan kata yang tidak jelas. Jika kata atau kalimat tersebut masih tidak dapat didengar maka lewati dengan terlebih dulu menandai bagian tersebut dengan timestamp atau keterangan waktu. Adakalanya transkriptor baru berambisi untuk menemukan satu kata tersebut tapi hal itu akan memperlambat kerja kita. Kadangkala kata atau frasa tersebut akan menjadi jelas dalam transkrip ketika orang lain mengatakan kata itu dengan lebih jelas atau Anda dapat mengetahuinya berdasarkan konteksnya.

e) Beri waktu pada diri sendiri untuk istirahat dari pekerjaan. Selalu ada satu pekerjaan lagi yang bisa dilakukan. Kita harus bisa memberi waktu untuk refleksi dari waktu ke waktu, demi kesehatan mental diri sendiri. Dengan cara ini, kita memastikan untuk tetap menikmati pekerjaan sebagai transkriptor.

Image source: https://www.shutterstock.com/video/search/midnight-run


Berdagang atau Berbisnis, Apa Bedanya?

Tanggal 25 Juli 2018 kemarin TranscriptDOC mengikuti seminar yang diadakan oleh perusahaan software akuntansi Jurnal.id bekerjasama dengan BCA corporate. Salah satu materi yang disampaikan oleh narasumber dari Rasyidi Financial Consulting sangat menarik dan ingin dibagikan melalui tulisan ini.

Tema yang disampaikan Rasyidi FinCon adalah tentang otomatisasi akuntansi untuk efisiensi. Banyak hal yang dibahas merupakan pemikiran TranscriptDOC sejak lama. Salah satunya tentang alasan melakukan pembukuan dan sistem pelaporan keuangan berkala. Rupanya di sini perbedaan antara berdagang dan berbisnis. Siapapun bisa berdagang, apapun bisa didagangkan. Namun berdagang bukan berarti orang tersebut pengusaha atau melakukan bisnis karena perbedaan ada pada sistem baik itu sistem mengelola sumber daya manusia dan sumber daya keuangan. Berbisnis di sini lebih cocok jika diterjemahkan sebagai entrepreneur.

Ada 4 jenis pengelolaan yang dilakukan pelaku usaha. Pertama adalah mereka yang tidak melakukan pencatatan apapun karena apa yang didapat dan apa yang keluar langsung digunakan untuk biaya keseharian. Jika pelaku usaha menggunakan rekening bank, minimal ada pencatatan di bank tentang dana masuk dan dana keluar tetapi informasinya tidak detail dan tersistematisasi. Kedua adalah sudah melakukan pencatatan di buku kas. Namun di buku kas hanya disusun pengeluaran dan pendapatan. Seringkali jika ada uang masuk, tanpa melihat jenis sumbernya, langsung dicatat di pemasukan. Padahal jika uang itu pinjaman maka tidak bisa diperlakukan sesederhana itu. Buku kas tidak dapat diandalkan sebagai laporan keuangan apalagi sebagai bahan untuk membuat keputusan usaha karena data belum diolah, tidak akurat, dan tidak merefleksikan kondisi sebenarnya dari sebuah usaha.

Tipe ketiga adalah pelaku usaha yang sudah melakukan catatan keuangan tapi secara manual, dalam dokumen terpisah (atau beberapa worksheet terpisah), dan tidak mampu membaca atau menginterpretasi laporan yang tersaji. Tipe keempat adalah mereka yang sudah melakukan pencatatan keuangan menggunakan sistem terotomasi yang dapat diakses dari berbagai tempat dan berada dalam satu sistem aplikasi.

TranscriptDOC sebagai penyedia jasa transkrip wawancara, penerjemahan, dan notulasi sudah menjalani proses di atas. Awalnya mencatat sederhana uang masuk dan keluar kemudian berkembang dengan catatan keuangan manual dan saat ini semi otomasi menggunakan Jurnal.id. Awalnya ada keraguan karena untuk proses pencatatan ini TranscriptDOC harus mengeluarkan dana cukup besar bagi usaha kecil. Namun, efisiensi bukan berarti tanpa biaya. Justru jika dengan penambahan biaya tersebut, TranscriptDOC dapat beroperasi secara efisien dan tersistem dengan baik maka itu menjadi salah satu wujud dari profesionalitas perusahaan.

Pada awal berusaha, seseorang dapat mengandalkan intuisi tetapi pada proses pengembangannya harus mengandalkan data sehingga tepat dengan kondisi di dalam dan di pasar. Dalam artikel di Jurnal.id tertulis bahwa ada 4 jenis laporan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan (https://www.jurnal.id/id/blog/2017/4-jenis-laporan-keuangan-yang-penting-untuk-bisnis-anda) yaitu laporan laba rugi, perubahan modal, neraca dan arus kas. Neraca berfungsi untuk mengetahui status kesehatan keuangan dan ukuran usaha sementara laba rugi menunjukkan kinerja perusahaan.

Informasi dalam kegiatan ini bermanfaat untuk memberi pemahaman tentang manfaat dan fitur aplikasi keuangan yang dapat membantu proses pengembangan usaha.


Kemampuan Reflektif dalam Mengelola Usaha

Sebagian besar dari kita cenderung memaknai sesuatu dari apa yang sudah kita ketahui dari orang di sekeliling. Pengetahuan dan pemaknaan yang diwariskan tersebut seringkali bias dan bisa jadi berpengaruh negatif terhadap kemampuan untuk melihat suatu masalah dari sudut pandang lebih luas. Di masa awal kanak-kanak, individu mulai mengembangkan narasi internal tentang bagaimana dunia bekerja dan apa yang dianggap benar. Seiring waktu, tanpa disadari, individu tersebut  percaya bahwa cerita tersebut merupakan fakta. Bias seperti ini membuat seseorang merasa lebih aman tetapi menghalangi usaha menangkap berbagai kemungkinan dan peluang.

Menjadi diri yang reflektif merupakan salah satu upaya untuk dapat membuka perspektif lebih luas. Untuk melakukan hal ini perlu kerendahan hati untuk belajar mengelola emosi negatif seperti kemarahan dan ketakutan. Kedua emosi ini dapat memicu emosi lain yang berdampak buruk pada cara kita mencerna suatu peristiwa dan akhirnya mengambil keputusan yang keliru.

Lalu apa hubungannya menjadi reflektif dengan mengelola bisnis kecil, contohnya jasa transkrip wawancara? Kebanyakan orang lebih suka untuk membaca artikel berjudul “tips sukses melakukan ABC” atau “kiat cepat melakukan transkrip wawancara”. Namun mengelola kondisi yang kompleks memerlukan lebih dari tips sederhana atau kiat instan menyelesaikan masalah. Menjadi reflektif memerlukan keberanian dan kesediaan meluangkan waktu untuk duduk dalam situasi yang tidak nyaman dan tidak pasti. Dalam mengelola sistem yang kompleks, tidak ada satu resep untuk semua, yang ada hanya kepekaan.

Sumber gambar: http://www.brilliant-insane.com