Prinsip membuat notulensi pertemuan

  • -

Prinsip membuat notulensi pertemuan

Sebagai notulis profesional, pastikan untuk selalu akurat dalam menulis notulensi atau mengetik korespondensi keluar. Notulensi pertemuan berfungsi sebagai catatan resmi tentang apa yang terjadi pada pertemuan, keputusan yang dibuat, dan langkah selanjutnya yang harus diambil. Notulensi bahkan dapat digunakan untuk menjadi barang bukti kasus hukum atau keputusan. Oleh karena itu, seorang notulis perlu mengetahui prinsip-prinsip penting sebagai berikut.

Alat yang diperlukan:

  • Pena dan kertas
  • Komputer
  • Perekam digital
  1. Kenali peserta dan agenda pertemuan. Siapkan daftar nama peserta yang akan hadir dan salinan agenda pertemuan.
  2. Buat catatan dalam notulensi siapa peserta yang hadir, siapa yang tidak hadir, dan apakah jumlah anggota yang hadir memenuhi kuorum. Ini akan menjadi bagian dari catatan resmi dan memastikan bahwa notulensi disampaikan kepada anggota yang tidak hadir. Catat juga orang lain yang hadir untuk menemani peserta inti seperti asisten atau pengacara.
  3. Pastikan komputer atau pena yang Anda miliki bekerja dengan baik. Jangan biarkan baterai habis atau pena rusak sehingga Anda kehilangan informasi penting. Pastikan Anda membawa perekam digital untuk memastikan bahwa tidak ada ucapan atau keputusan yang terlewatkan.
  4. Jika Anda anggap perlu, tuliskan waktu dimana hal penting terjadi atau keputusan penting dibuat. Tuliskan waktu ketika pertemuan dimulai dan berakhir.
  5. Tuliskan seluruh proses secara jelas. Jangan hanya mengandalkan alat perekam.
  6. Simak dan catat keputusan aktual yang dibuat. Tidak perlu mentranskrip setiap ucapan secara detail. Anda hanya perlu mencatat poin utama dan menghindari terlalu banyak hal yang tidak diperlukan.
  7. Ketik dan editlah notulensi sesegera mungkin. Ketika pertemuan selesai, tinjau kembali apa yang telah ditulis dan buat catatan yang dapat membantu mengklarifikasi atau menjelaskan salah satu poin. Cara ini akan mengurangi kemungkinan ada bagian yang terlupa dan peserta pertemuan bisa mendapatkan notulensi final dengan cepat.
  8. Notulensi perlu diketik dan diformat untuk distribusi. Notulensi yang resmi harus diketik dan dibuat ringkas. Gunakan kalimat pendek dan langsung ke inti masalah. Penulisan berupa poin-poin dapat membantu menghindari paragraf panjang dan memastikan bahwa notulensi mudah dibaca.
  9. Periksa ejaan kata-kata dan nama. Pastikan nama peserta pertemuan dan nama kegiatan telah ditulis dengan benar.
  10. Distribusikan seperlunya. Buat daftar nama orang yang perlu menerima salinan notulensi via email dan mereka yang perlu diberikan salinan tercetak.


  • -

Cara mengelola notulensi korporasi

Korporasi diwajibkan oleh perangkat hukum untuk mendokumentasikan hampir semua aspek pekerjaan mereka. Termasuk di dalamnya adalah catatan atau notulensi yang diambil selamaa pertemuan pemegang saham dan dewan direksi. Notulensi adalah dokumentasi tertulis dari poin penting dan keputusan yang dibahas dalam pertemuan. Pekerjaan mengelola dokumen-dokumen ini adalah proses yang membutuhkan sistem manajemen berkas yang baik. Kegagalan untuk mengelola dan mempertanggungjawabkan proses pengambilan keputusan dalam korporasi bisa mengakibatkan tambahan biaya dan mempertaruhkan status atau reputasi perusahaan tersebut.

Beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam :

  • formulir pemberitahuan
  • formulir notulensi
  • stempel korporasi
  • sistem manajemen berkas/arsip

Alur manajemen berkas.

  1. Memberitahukan anggota dewan direksi dari perusahaan mengenai pertemuan yang akan datang dengan mengirimkan “Formulir Pemberitahuan”. Formulir ini dapat dibuat sendiri atau dibeli dari toko peralatan kantor. “Formulir Pemberitahuan” dapat dibuat dengan hanya menulis surat bisnis meminta kehadiran anggota dewan pada pertemuan dewan direktur. Surat itu harus mencantumkan tanggal, tempat, waktu dan tujuan pertemuan. Setiap “Pemberitahuan Form” harus ditandatangani oleh Sekretaris Perusahaan sebelum dikirim.
  2. Tulislah catatan/notulensi selama pertemuan dan merekamnya pada “Formulir Notulensi” yang dapat dibuat sendiri menggunakan template dalam program pengolah kata (word processor) untuk digunakan berulang-ulang. Di dalamnya harus mencantumkan tanggal, waktu dan tempat pertemuan, daftar hadir dan poin utama yang memengaruhi perusahaan dan operasinya yang dibahas dalam pertemuan tersebut.
  3. “Formulir Notulensi” perlu ditandatangani dan diberi stempel perusahaan di bagian bawah.
  4. Simpan “Formulir Pemberitahuan” dan “Formulir Notulensi” bersama-sama dalam sebuah binder atau sistem pengarsipan lainnya. Satukan keduanya untuk kemudahan temu kembali. Notulensi korporasi sangat mungkin diperlukan jika terjadi gugatan atau audit untuk membenarkan keputusan bisnis.

Dikemas ulang dari sumber: http://www.ehow.com/how_6681275_file-corporate-minutes.html


  • -

Jasa transkripsi untuk apa dan siapa

Memperkerjakan beberapa staf purna waktu di suatu tempat kadang sangat membebani bagian HRD dan pengeluaran lembaga atau perusahaan. Terutama jika kita melakukan usaha sendiri dan merangkap sebagai staf dan direktur sekaligus. Tidak ada seorang pun yang dapat menguasai berbagai keterampilan maka ada baiknya untuk mendelegasikan beberapa pekerjaan ke orang atau lembaga lain. Salah satu jenis pekerjaan yang bisa didelegasikan atau di-outsourcing-kan adalah melakukan transkrip, penerjemahan dan manajemen arsip.

Bahkan sebagian orang menganggap melakukan transkrip dianggap kurang penting, monoton, dan dianggap minim kreativitas. Jenis pekerjaan ini biasanya tidak banyak disukai karena membosankan, kurang menantang, dan hasilnya kadang kurang memuaskan. Namun, dalam persaingan usaha yang ketat, efisiensi dalam mengelola informasi adalah kunci yang terpenting. Salah satu mata rantai dalam proses mengelola informasi adalah mentranskrip rapat, diskusi, wawancara yang dianggap penting bagi pengembangan kualitas produk atau jasa.

Masih banyak orang yang tidak memahami jasa transkripsi. Secara sederhana, transkripsi adalah konversi bentuk dari ucapan ke teks baik itu sumbernya video atau rekaman audio digital. Lalu untuk apa ucapan atau hasil diskusi dibuat dalam bentuk teks? Hasil transkripsi bisa digunakan untuk berbagai macam keperluan, misalnya dokumentasi proses suatu kegiatan, sebagai pengingat (reminder) terhadap beberapa poin penting dari suatu diskusi, dan sebagai arsip dari sebuah kesepakatan atau korespondensi.

Khusus untuk transkripsi hukum, merupakan pencatatan proses sidang, korespondensi atau catatan dari pertemuan seperti arbitrase, kasus pengadilan dan catatan hukum. Sementara bagi pelaku riset pasar atau diskusi kelompok terfokus, transkripsi merupakan kegiatan mendokumentasikan pendapat dari sekelompok orang yang meninjau (mereview) sebuah produk atau jasa. Kemudian transkripsi di bidang medis digunakan untuk menyimpan catatan kemajuan pasien, arahan, surat-menyurat, kasus asuransi dan riwayat kesehatan.

Jadi jangan anggap remeh transkripsi sebagai sebuah produk dan bagian dari manajemen informasi perusahaan. Jika anda percaya bahwa informasi adalah kekuatan maka perkuatlah usaha anda dengan mengelola informasi secara baik dan profesional.


  • -

Mengubah bentuk lisan menjadi tulisan

Percakapan tatap muka biasanya tidak hanya berisi kata-kata yang diucapkan tetapi juga gerak tubuh seperti gerak tangan, perubahan ekspresi wajah, dan perubahan intonasi. Namun, sebuah hasil transkrip dapat menjadi sumber informasi penting, terutama jika dilengkapi dengan rekaman dan ringkasan, untuk berbagai keperluan seperti penelitian, sejarah lokal, televisi dan penulisan skenario. Untuk menghasilkan transkripsi yang berkualitas ada 2 panduan etis yang perlu diperhatikan:

  •  Jangan memperbaiki kata atau tata bahasa dari pembicara atau bahkan pola/cara berbicaranya.
  • Jangan mengganti isi, maksud, atau menyisipkan kata-kata kita sendiri ke dalam percakapan.

Proses transkrip menyita banyak waktu antara 4 sampai 10 jam untuk satu jam rekaman, tergantung pada kualitas audio, pelafalan pembicara, jumlah pembicara, jenis kegiatan, gangguan (noise), dan perlengkapan transkrip yang dimiliki. Jika waktu anda pendek maka daripada mendesak transkriptor untuk menyelesaikan dengan cepat tapi kualitas tidak baik, maka untuk memilih (mengedit) bagian yang sangat penting atau meminta transkriptor membuat ringkasan dari seluruh rekaman tersebut.

Beberapa panduan untuk mentranskrip rekaman:

  • Anda bisa menuliskan setiap jeda, setiap ‘um’ dan ‘ahh’ tapi ini membuat hasilnya tidak begitu nyaman dibaca. Sebaiknya hanya memasukkan jeda itu jika dianggap penting atau ada permintaan khusus dari klien.
  • Gunakan satu kamus standar untuk mengerjakan suatu proyek yang juga menjadi acuan ejaan sehingga hasilnya konsisten.
  • Gunakan jenis font, spasi, garis, tanda kutip, angka, dan tanda baca lainnya yang seragam.
  • Catat ekspresi tertentu ke dalam tanda kurung misalnya ‘(tertawa)’, ‘(bunyi telepon)’.
  • Jika tidak dapat menangkap bagian tertentu dari rekaman maka coba mengulang 3-4 kali. Jika tidak juga terdengar maka ada beberapa cara:
  • Mengetik apa yang terdengar kemudian diberi tanda tanya dalam kurung ‘(?)’
  • Memberi tanda titik tiga ‘…’ dan diberi tanda waktu ‘(00:23:25)’ agar klien dapat memeriksa kembali.
  • Gunakan tanda hubung ‘–’ untuk jeda, interupsi dan kalimat yang terputus/tidak selesai.
  • Tanggapan seperti “uh huh” atau “hmm”, bisa dimasukkan atau tidak perlu sesuai dengan permintaan klien atau standar masing-masing.

Disadur dari: http://www.baylor.edu/Oral_History/Workshop_welcome.html


  • -

Beberapa Jenis Transkrip Verbatim

Masih banyak orang yang belum mengetahui perbedaan complete dan intelligent verbatim. Salah satunya karena ada berbagai Istilah yang digunakan. Ada yang membedakan dengan sebutan verbatim – intelligent verbatim, full transcript – verbatim transcript, paraphrased transcript – verbatim transcript, simple transcript – detailed transcript, dll. Berikut ini kami berikan sedikit penjelasan.

 

Verbatim

Intelligent Verbatim

Edited

Include: Exclude: Exclude:
All ums and ers All ums and ers unless the ‘Er’ is at the of a sentence and is followed by a long pause All ums and ers
All fillers such as ‘you know’, ‘know what I mean?’ All fillers such as ‘you know’, ‘know what I mean?’ All fillers such as ‘you know’, ‘know what I mean?’
All repeated words All repeated words unless repeated for emphasis e.g. I never, never swim more than 64 lengths All repeated words
All stutters and stammers (but only a maximum of three repeats for each e.g. ‘I st, st, st, started saying …’ All stutters and stammers All stutters and stammers
All ‘non-standard language’ e.g. ain’t, ’cause. Include all ‘non-standard language’ e.g. ain’t, ’cause. All ‘non-standard language’ e.g. ain’t, ’cause.
Only include throat clearing, coughing, details of interruptions etc. if required by client Throat clearing, coughing, details of interruptions etc. Do tidy up sentences in order to improve grammar or flow.

 

 

 

 

Sumber: www.penguin-transcription.co.uk/verbatim.html


  • -

Tips bagi transkriptor

Berikut ini beberapa tips singkat yang perlu diperhatikan transkriptor dalam melakukan pekerjaan mereka:

  • Belajar dan berlatih untuk mengetik cepat dan lebih cepat
  • Berlatih menggunakan seluruh jari tangan secara benar saat mengetik
  • Selalu mengecek ulang pekerjaanmu
  • Gunakan mesin pencari ketika kamu tidak yakin dengan istilah-istilah tertentu
  • Cobalah untuk memahami subyek atau konteks dari percakapan yang sedang ditranskrip
  • Selalu tanyakan pelanggan jika mereka menginginkan hasil dalam format atau bentuk tertentu
  • Konsisten dengan penggunaan bahasa, ejaan, dan kata benda
  • Format yang digunakan harus konsisten dan sesuai dengan model yang diinginkan pelanggan
  • Lakukan proses transkrip di tempat yang sepi dari suara latar
  • Selalu berlatih dan perbaiki keahlian bahasa Indonesia. Meskipun anda seorang penutur asli, bukan berarti anda memahami dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
  • Buatlah catatan dari kata atau frase yang tidak umum digunakan untuk rujukan di pekerjaan selanjutnya.