Metode berbagi informasi yang efisien

  • -

Metode berbagi informasi yang efisien

Pertimbangkan berbagai cara untuk berbagi informasi. Setiap agenda dalam pertemuan memerlukan waktu dan usaha yang berbeda untuk mendiskusikannya secara tuntas. Peran seorang fasilitator pertemuan sangat penting untuk memberikan pemikiran dan mengarahkan pertemuan untuk berbagi informasi secara efisien sehingga berguna dan menghasilkan kesepakatan bersama, tanpa membuang-buang waktu semua orang untuk membahas satu agenda yang tidak terlalu penting.

Berikut adalah beberapa saran untuk mengevaluasi minat, bertukar informasi dan menghasilkan suatu keputusan:

  • Bisakah Anda melakukan survei dengan melihat berapa peserta yang berminat pada suatu tema (atau nama anggota atau angka yang tertulis pada kartu untuk tujuan pertemuan)? Hitung berapa jumlah mereka dan laporkan hasilnya.
  • Bisakah Anda melakukan survei dengan melihat jumlah peserta yang mengacungkan tangan / nama / nomor dan kemudian meminta peserta pertemuan untuk mencatat tanggapan dan berusaha berdiskusi dengan peserta lain mengenai satu tema secara pribadi di luar pertemuan?
  • Bisakah Anda mengajukan pertanyaan dan meminta peserta untuk meresponnya secara elektronik atau dalam bentuk tulisan di kertas? Kumpulkan ide-ide, laporkan, dan buat tabungan ide atau menghilangkan ide-ide yang jarang disebutkan.
  • Bisakah Anda mengajukan suatu masalah , menyatakan “jelas” pendapat / posisi Anda, kemudian meminta mereka yang pernah berada dalam situasi / posisi / opini tersebut untuk berbicara tentang keberatan mereka?
  • Bisakah Anda menyebarkan pernyataan setuju / tidak setuju di papan pemberitahuan, mengajukan pertanyaan, kemudian meminta peserta rapat untuk menuliskan tanggapan atau posisi mereka? Minta salah satu wakil kelompok untuk membuat daftar alasan yang mendukung pendapatnya. Kemudian memanggil satu pembicara dari kelompok lain untuk menyajikan daftar alasan mereka secara singkat.

Ada kalanya pertemuan memdebatkan masalah tanpa fakta yang relevan untuk mengambil keputusan. Anda dapat mengantisipasi situasi tersebut dan mengatur pertukaran informasi yang akan diikuti oleh sebuah panel ahli / perwakilan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan. Mulailah diskusi dengan menyiapkan dukungan fakta. Meskipun ada banyak metode lain untuk membangun diskusi yang efisien, namun tips beberapa menit ini akan menghemat banyak waktu Anda.

Sumber: www.booher.com

 


  • -

Mengubah bentuk lisan menjadi tulisan

Percakapan tatap muka biasanya tidak hanya berisi kata-kata yang diucapkan tetapi juga gerak tubuh seperti gerak tangan, perubahan ekspresi wajah, dan perubahan intonasi. Namun, sebuah hasil transkrip dapat menjadi sumber informasi penting, terutama jika dilengkapi dengan rekaman dan ringkasan, untuk berbagai keperluan seperti penelitian, sejarah lokal, televisi dan penulisan skenario. Untuk menghasilkan transkripsi yang berkualitas ada 2 panduan etis yang perlu diperhatikan:

  •  Jangan memperbaiki kata atau tata bahasa dari pembicara atau bahkan pola/cara berbicaranya.
  • Jangan mengganti isi, maksud, atau menyisipkan kata-kata kita sendiri ke dalam percakapan.

Proses transkrip menyita banyak waktu antara 4 sampai 10 jam untuk satu jam rekaman, tergantung pada kualitas audio, pelafalan pembicara, jumlah pembicara, jenis kegiatan, gangguan (noise), dan perlengkapan transkrip yang dimiliki. Jika waktu anda pendek maka daripada mendesak transkriptor untuk menyelesaikan dengan cepat tapi kualitas tidak baik, maka untuk memilih (mengedit) bagian yang sangat penting atau meminta transkriptor membuat ringkasan dari seluruh rekaman tersebut.

Beberapa panduan untuk mentranskrip rekaman:

  • Anda bisa menuliskan setiap jeda, setiap ‘um’ dan ‘ahh’ tapi ini membuat hasilnya tidak begitu nyaman dibaca. Sebaiknya hanya memasukkan jeda itu jika dianggap penting atau ada permintaan khusus dari klien.
  • Gunakan satu kamus standar untuk mengerjakan suatu proyek yang juga menjadi acuan ejaan sehingga hasilnya konsisten.
  • Gunakan jenis font, spasi, garis, tanda kutip, angka, dan tanda baca lainnya yang seragam.
  • Catat ekspresi tertentu ke dalam tanda kurung misalnya ‘(tertawa)’, ‘(bunyi telepon)’.
  • Jika tidak dapat menangkap bagian tertentu dari rekaman maka coba mengulang 3-4 kali. Jika tidak juga terdengar maka ada beberapa cara:
  • Mengetik apa yang terdengar kemudian diberi tanda tanya dalam kurung ‘(?)’
  • Memberi tanda titik tiga ‘…’ dan diberi tanda waktu ‘(00:23:25)’ agar klien dapat memeriksa kembali.
  • Gunakan tanda hubung ‘–’ untuk jeda, interupsi dan kalimat yang terputus/tidak selesai.
  • Tanggapan seperti “uh huh” atau “hmm”, bisa dimasukkan atau tidak perlu sesuai dengan permintaan klien atau standar masing-masing.

Disadur dari: http://www.baylor.edu/Oral_History/Workshop_welcome.html


  • -

Beberapa Jenis Transkrip Verbatim

Masih banyak orang yang belum mengetahui perbedaan complete dan intelligent verbatim. Salah satunya karena ada berbagai Istilah yang digunakan. Ada yang membedakan dengan sebutan verbatim – intelligent verbatim, full transcript – verbatim transcript, paraphrased transcript – verbatim transcript, simple transcript – detailed transcript, dll. Berikut ini kami berikan sedikit penjelasan.

 

Verbatim

Intelligent Verbatim

Edited

Include: Exclude: Exclude:
All ums and ers All ums and ers unless the ‘Er’ is at the of a sentence and is followed by a long pause All ums and ers
All fillers such as ‘you know’, ‘know what I mean?’ All fillers such as ‘you know’, ‘know what I mean?’ All fillers such as ‘you know’, ‘know what I mean?’
All repeated words All repeated words unless repeated for emphasis e.g. I never, never swim more than 64 lengths All repeated words
All stutters and stammers (but only a maximum of three repeats for each e.g. ‘I st, st, st, started saying …’ All stutters and stammers All stutters and stammers
All ‘non-standard language’ e.g. ain’t, ’cause. Include all ‘non-standard language’ e.g. ain’t, ’cause. All ‘non-standard language’ e.g. ain’t, ’cause.
Only include throat clearing, coughing, details of interruptions etc. if required by client Throat clearing, coughing, details of interruptions etc. Do tidy up sentences in order to improve grammar or flow.

 

 

 

 

Sumber: www.penguin-transcription.co.uk/verbatim.html


  • -

Sekilas tentang Sistem Klasifikasi Perpustakaan

Sebagian besar pengguna perpustakaan mengetahui tentang Sistem Klasifikasi Desimal Dewey atau lebih populer dengan DDC. Sistem ini banyak digunakan di perpustakaan umum dan akademik. Keputusan mengenai sistem klasifikasi yang akan dipakai ditentukan oleh profil perpustakaan.

Profil perpustakaan adalah fakta dan angka tentang perpustakaan yang berisi informasi seperti lokasi, jumlah dan subyek koleksi, frekuensi sirkulasi, format koleksi, pengunjung, anggota, program, layanan populer, jaringan perpustakaan, dll. Sebuah sistem klasifikasi dibuat untuk membantu pustakawan mengatur koleksi dengan cara di mana pengguna/pemakai dapat mengakses secara efisien. Oleh karena itu keputusan untuk menggunakan sistem klasifikasi akan tergantung pada profil pemakai dan profil perpustakaan..

Banyak orang mengatakan DDC lebih sesuai untuk perpustakaan kecil tapi sebagai praktisi saya juga melihat bahwa DDC dapat dengan mudah diaplikasikan untuk perpustakaan universitas besar. Sistem ini dinilai banyak pustakawan mudah digunakan untuk mengkatalog berbagai jenis koleksi perpustakaan dan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan. DDC juga dapat diaplikasikan bersama tajuk subjek sederhana.

Lain klasifikasi desimal adalah Library of Congress (LC) yang paling pustakawan pikir itu lebih tepat untuk perpustakaan besar. Mendukung cara-cara yang lebih kompleks dari uraian isi dan lokasi buku dan itu banyak digunakan sebagai standar dalam perpustakaan akademik di Amerika Utara.

Berdasarkan bacaan saya di www.quora.com, saya menemukan bahwa LC awalnya dibuat untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan yang lebih besar terhadap perkembangan ilmu dan teknologi pada masa pasca-Perang Dunia II. Sesui dengan namanya, LC dikembangkan oleh Library of Congress (LC) pada tahun 1897. Ada banyak sumber di internet di mana Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang sistem klasifikasi desimal.

Sumber:
http://www.quora.com/Libraries-and-Librarianship/Why-do-some-libraries-use-the-Dewey-Decimal-System-and-others-use-the-Library-of-Congress-system