Sistem temu kembali arsip

  • 0

Sistem temu kembali arsip

Mengelola arsip dalam jumlah besar memerlukan sebuah sistem temu kembali yang handal. TranscriptDOC pernah bekerja di sebuah perusahaan industri berat yang sistem temu kembalinya ada di dalam ingatan pengelola yang lama. Bagaimana “memindahkan” pengetahuan orang lama ke orang baru? Tentu sangat sulit dan tidak efektif untuk jangka waktu lama. Terutama jika di waktu yang sama, berkas-berkas baru terus masuk.

Biasanya arsip juga disimpan untuk jangka waktu yang lama. Beberapa negara dan beberapa industri memiliki kebijakan yang berbeda terkait durasi penyimpanan arsip (life cycle). Pengarsipan juga dilakukan dalam rangka memenuhi peraturan kepatuhan lokal atau nasional yang mengatur ketersediaan dan retensi data. Industri keuangan dan kesehatan merupakan contoh industri yang memiliki standar dalam mengelola arsip.

Ketika suatu berkas sudah masuk sistem arsip, isinya tidak bisa diganti/diubah sampai masa penyimpanan berakhir. Oleh karena itu, kapasitas penyimpanan arsip menjadi pertimbangan. Perusahaan jasa arsip perlu merencanakan manajemen kapasitas arsip untuk memastikan ruang selalu tersedia. Salah satu teknologi yang digunakan untuk memperluas kapasitas adalah “deduplikasi data” atau kompresi (memadatkan) berkas.

Kembali pada sistem, alat bantu untuk mengelola arsip biasanya berupa klasifikasi yang terdiri dari kode, indeks, dan tunjuk silang. Dalam merancang sistem temu balik ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan, yaitu:

  1. kebutuhan informasi dari pengguna; 
  2. subyek atau bentuk arsip yang tersedia (diagram, manual, laporan penelitian, dll); 
  3. mengindeks kata kunci dari pengguna atau arsip itu sendiri; 
  4. mekanisme kerja (SOP) penelusuran dalam temu kembali.

Ada baiknya perusahaan memperkerjakan arsiparis untuk mengelola dan membuat sistem temu kembali. Sistem tersebut dapat diperbaiki dengan berjalannya waktu dan mengadaptasi perubahan arsip. Namun paling tidak sistem itu tidak diketahui satu orang dan ada di dalam kepalanya tanpa ada bentuk tertulis (tercetak atau elektronik) untuk dibagikan kepada orang lain. –

Sumber foto: en.wikipedia.org


  • 0

Thank you for growing with us

Happy Holiday and thank you for growing together with us.  – TranscriptDOC

transcriptdoc holiday card


  • 0

Konversi audio analog ke digital

Tidak bisa dipungkiri bahwa beberapa orang masih menggunakan perekam analog (kaset) untuk merekam beberapa wawancara dan diskusi. Alasannya mungkin akses pada perangkat digital dan listrik yang sulit sehingga alat perekam analog terpaksa digunakan. Ada pula beberapa orang yang keinginan untuk menuliskan biografi atau karya tulisnya baru muncul belakangan. Oleh karena itu, baru muncul kebutuhan untuk mentranskrip berkas analog yang telah dia buat beberapa tahun sebelumnya. Hampir semua jasa transkrip yang ada sekarang hanya menerima berkas digital karena faktor kemudahan dan kepraktisan dalam mentranskrip.

Bagi klien dengan berkas rekaman analog, TranscriptDOC tetap menerimanya dengan terlebih dulu mengkonversi rekaman analog menjadi digital. Proses konversi tersebut akan dilakukan oleh mitra kami di Jakarta atau Surabaya. Setelah seluruh rekaman dikonversi, proses transkrip akan dimulai. Tentunya akan ada biaya tambahan yang terjangkau dan akan kami konsultasikan dengan klien.

Lamanya proses konversi akan tergantung pada jumlah kaset dan total durasi rekaman. Kami dapat melakukan transkrip secara pararel. Klien juga akan menerima berkas rekaman digital dan hasil transkrip. Ada kemungkinan beberapa kaset tidak dapat dikonversi atau hasil konversi kurang memadai untuk ditranskrip. TranscriptDOC akan memberi kabar dan perkembangan dari proses konversi yang berlangsung.

Sumber foto: http://www.mcmullon.com/reports/importing_audio_video/converting_lps_cassettes_files/audacity_recording.jpg


  • 0

Kerja tim dalam kerja lepas

Ketika mendengar kata pekerja lepas atau freelance, banyak yang berpikir bahwa tidak banyak kerja tim yang diperlukan. Bekerja sebagai transkriptor salah satunya. Meskipun banyak transkriptor bekerja mandiri dan sendiri, dalam banyak hal mereka juga perlu bekerjasama dalam tim. Di TranscriptDOC, kami memperkerjakan 4 transkriptor inti yang berpengalaman dan mempunyai hasil kerja yang bagus dan cepat.

Kerjasama dilakukan dalam hal berkoordinasi dengan manajer yang mengelola pesanan dari klien. Transkriptor juga perlu berkoordinasi dengan editor yang mengecek seluruh hasil sebelum dikirimkan ke klien beserta invoice. Memang kerja utama dilakukan dan dikelola sendiri tetapi ada standar kualitas yang harus dipenuhi. Hal tersebut dilakukan dengan menjaga komunikasi yang baik dengan manajer.

Fungsi manajer dalam mengelola pekerja lepas sangat penting. Sebagai pekerja lepas, transkriptor terbiasa mengelola waktu mereka sendiri sesuai dengan kesibukan masing-masing. Manajer perlu menetapkan tenggat sesuai dengan kapasitas dari tiap orang. Seorang pekerja lepas biasanya sudah membayangkan berapa waktu yang dia perlukan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Seorang pekerja lepas juga cenderung memperlakukan semua orang sebagai klien sehingga mental memenuhi standar kualitas yang baik menjadi hal yang penting dilakukan.

Beberapa hal tersebut adalah poin penting dalam kerja tim terutama dalam mengelola kerja lepas. TranscriptDOC sangat bangga karena memiliki tim yang handal. Pengalaman anggota tim kami sebagai transkriptor dan pekerja lepas sangat membantu peningkatan bisnis.


  • 0

Mitos seputar Linux

Masing-masing orang memiliki pilihan dan kesukaan pada sistem operasi (SO) tertentu. Windows dan Mac OS X adalah SO yang paling populer karena digunakan oleh lebih dari 98 persen pengguna komputer. Sementara ada pilihan lain yang sama baik dalam hal kualitas, fitur yang beragam, dan punya ketahanan terhadap berbagai jenis virus.

Sama seperti SO lainnya, Linux menawarkan banyak keuntungan dan memiliki beberapa kelemahan. Namun, ada banyak rumor seputar Linux sehingga produk ini masih dianggap misterius dan tidak layak dicoba. Itu juga yang saya alami. Saya mengenal Linux dan distro turunannya sekitar tahun 2000. Waktu itu, tampilan muka dan fiturnya tidak sebaik sekarang. Proses instalasinya pun saya rasa masih sulit.

Namun, tahun 2007, saya “memaksa” diri untuk mencobanya lagi meskipun masih dual boot dengan Windows XP. Saya semakin tertarik dan memutuskan Linux sebagai sistem operasi utama yang digunakan sehari-hari.

Jadi, alih-alih percaya dengan rumor, Anda bisa mempelajari lebih lanjut tentang Linux dan semua manfaatnya. Dengan perkembangan yang cepat, Linux menjadi jauh lebih bersahabat dan mudah untuk dipasang dan digunakan. Ini daftar mitos seputar Linux yang perlu dibongkar.
1. Hanya untuk Ahli
Pengguna komputer tidak memerlukan pengetahuan teknologi tambahan untuk menjalankan Linux dengan nyaman. Sepuluh tahun yang lalu mungkin hanya geek atau ahli komputer yang menggunakan Linux, tapi hari ini Linux menawarkan antarmuka grafis yang menarik. Satu hal kelebihannya adalah kustomisasi yang mudah dilakukan sehingga komputermu terlihat memiliki “kepribadian”. Tentu saja, tugas komputasi yang kompleks akan membutuhkan beberapa adaptasi dari SO satu ke yang lain, tetapi tidak banyak berbeda untuk melakukan perintah umum.

2. Kebal terhadap Virus
Hal ini tentu membuat SO tampak lebih menarik tapi setiap SO memiliki beberapa kerentanan terhadap malware. Berhubung SO Windows banyak digunakan maka lebih banyak virus yang menyerangnya. Linux (dan OS X) umumnya lebih terlindungi terhadap virus khas karena jenis berkas yang digunakan berbeda dari Windows.

3. Gratisan dan Berbayar
Konsep kekayaan intelektual masih belum banyak dipahami dalam masyarakat Indonesia. Windows dan OS X adalah SO yang berlisensi dan berbayar (proprietary). Banyak di antara pengguna tidak merasa membeli SO tersebut karena biasanya dijual satu paket dengan laptop. Namun, coba bandingkan harga laptop yang sudah dipasang Windows dan yang “kosongan”. Biasanya akan lebih murah yang kosongan. Banyak pengguna juga tidak merasa bersalah ketika membajak SO yang harusnya dibeli dengan harga yang mahal seperti Windows 7 atau Microsoft Office 2010.

Produk gratisan dan bagus? Ya Linux. Linux benar-benar gratis tanpa batasan lisensi. Pengguna bebas untuk mengunduh dan bereksperimen dengan kode Linux.

4. Tidak Stabil dan Tidak Dapat Diandalkan
Freeze/hang, crash, loading lambat, dan gejala putus asa lainnya sering dialami oleh pengguna SO non Linux. Selain itu, mereka juga rentan terhadap malware yang dapat mempengaruhi kinerja mesin. Linux mengatasi berbagai ketidaksempurnaan kode tersebut sehingga selama ini selalu dapat memenuhi kebutuhan kami menjalankan bisnis jasa transkrip.

5. Banyak Pilihan
Linux memiliki banyak turunan distribusi atau sering disebut dengan distro. Setiap distro memiliki fitur default yang berbeda. Anda bisa memilih distro apa yang paling sesuai, bahkan distro lokal yang dikembangkan di negara Anda sendiri dengan bahasa lokal sebagai default. Seperti taglinenya: Linux memberikan kebebasan dan pilihan.

Jangan takut mencoba satu hal yang baru. Dengan sedikit eksperimen Anda bahkan bisa menyukai dan tergila-gila dengan Linux. Tidak ada kata terlambat untuk belajar.

Diadaptasi dari http://www.noobslab.com/2015/07/6-linux-myths-misunderstandings-about.html


  • 0

Kecepatan melakukan transkrip

Banyak yang berpikir bahwa kecepatan mentranskrip hanya tergantung pada kecepatan mengetik. Namun kalau Anda tidak mengetahui dan sedikit menguasai kata dan subyek yang dibicarakan maka kecepatan mengetik tidak berpengaruh banyak. Ambil contoh sebuah wawancara penelitian mengenai periklanan. Di dalam wawancara tersebut ada banyak istilah periklanan dalam bahasa Inggris yang dilontarkan baik oleh pewawancara dan informan. Jika transkriptor tidak menguasai, minimal pasif, bahasa Inggris dan mau mencari di internet mengenai istilah periklanan maka akan ada banyak stempel waktu (timestamp) di transkrip. Beberapa klien mungkin tidak keberatan, terutama jika kita memberitahui mereka terlebih dahulu mengenai keterbatasan atau spesialisasi subyek yang kita kuasai. Namun, beberapa akan melihatnya sebagai kelemahan sumber daya transkriptor.

Di TranscriptDOC, kami memiliki sumber daya transkriptor yang menguasai bahasa Inggris pasif dan memiliki latar belakang perguruan tinggi. Latar belakang tersebut penting untuk mengetahui kemampuan mereka memahami beberapa subyek seperti hukum, hak asasi manusia, perburuhan, kajian agama, teknologi informasi, kesehatan masyarakat, pemasaran, dan lain-lain. Jika transkriptor kami tidak memahami subyek yang sangat spesifik maka editor akan mengecek kembali beberapa bagian yang diberi stempel waktu.

Tidak bisa dipungkiri bahwa bahasa Indonesia memiliki beberapa keterbatasan dalam mengekspresikan beberapa istilah sehingga beberapa orang merasa lebih nyaman untuk menggunakan bahasa (dialek) daerah atau bahasa Inggris. TranscriptDOC telah berpengalaman mentranskrip beberapa wawancara dengan dialek daerah dan yang menggunakan bahasa Inggris. Namun penggunaan dialek daerah dan bahasa Inggris akan mempengaruhi kecepatan mengetik. Jika dalam bahasa Indonesia seorang transkriptor dapat menyelesaikan 15 menit rekaman dalam 1 jam (60 menit), maka jika percakapan dilakukan dalam dialek daerah atau bahasa Inggris atau istilah spesifik maka penyelesaian 15 menit rekaman bisa memakan waktu sampai 90 menit. Hal ini perlu diinformasikan dan dipahami oleh klien agar mereka dapat menghargai dan memberikan tenggat waktu yang wajar.

Penggunaan perangkat lunak seperti Dragon Naturally Speaking atau sejenisnya tidak banyak membantu dan tetap memerlukan koreksi dari editor. Akurasi dan kejelasan adalah dua prinsip inti TranscriptDOC dan kami berusaha untuk mempertahankannya di setiap jasa transkrip yang kami sediakan.

Image courtesy of Sujin Jetkasettakorn at FreeDigitalPhotos.net