Merencanakan pertemuan yang efisien

  • -

Merencanakan pertemuan yang efisien

Banyak organisasi yang bergulat menyusun agenda pertemuan yang efektif dan efisien. Sampai saat ini, hal tersebut menjadi salah satu tantangan dalam pengorganisasian. Peran pemimpin pertemuan sangat penting untuk memberikan pemikiran dan fokus anggota tim untuk mencapai tujuan yang sama. Banyak pemimpin rapat yang terlalu membuka diri dan menyambut banyak agenda dalam satu pertemuan untuk mengakomodasi usulan tim. Pada akhirnya anggota tim kemudian kehilangan minat dan konsentrasi mereka selama proses tersebut.

Dianna Booher menyebutkan tentang salah satu langkah perencanaan dasar untuk mencapai pertemuan efisien, yaitu pengaturan agenda lima tahap agenda yang meliputi lima hal:
1. topik yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan
2. orang yang bertanggung jawab untuk memimpin diskusi
3. informasi relatif terhadap masalah ini
4. waktu yang dialokasikan untuk masalah itu
5. aksi / alasan / tujuan pertukaran

Sebuah contoh agenda lima tahap akan terlihat seperti ini.
“Perubahan apa yang harus kita dibuat tentang presenter untuk sesi demokrasi ekonomi kita?” / Kumaladewi / Sesi proposal dan abstrak dari masing-masing presenter / 20 menit. / Brainstorming untuk Konten dan Presenter. ”

Sebuah diskusi 15 menit akan berjalan sangat mulus ketika kita dapat menetapkan fokus masalah yang spesifik, menyiapkan informasi terkait dengan isu diskusi dan memberi pengertian pada anggota kelompok jika mereka diharapkan membuat keputusan atau pertemuan itu hanya brainstorming untuk nantinya ada pihak lain yang akan memilah dan membuat keputusan..

Strategi lainnya adalah dengan menggunakan teknologi komunikasi. Saat ini kita tidak perlu berada di tempat yang sama untuk melakukan sebuah pertemuan. Teknologi komunikasi telah memungkinkan kita untuk melakukan pertemuan lebih efisien dengan biaya kurang dan waktu mungkin kurang. Namun, bagi mereka yang tidak baru pada jenis pertemuan, mungkin menjadi unfocus serta melampaui waktu awal direncanakan. Praktek membuat sempurna. Organisasi dapat memimpin tim untuk belajar melakukan pertemuan virtual.

Sering kali pertemuan tumbuh menjadi debat panas pada masalah tanpa memiliki fakta-fakta yang relevan di tangan atau dari masing-masing pihak bersedia untuk datang ke keputusan. Kami harus mengantisipasi situasi seperti ini dan mengatur pertemuan tindak lanjut dari panel ahli atau perwakilan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan atau bertindak sebagai perantara. Oleh karena itu pertemuan dapat sampai pada kesimpulan atau kesimpulan sementara yang diperlukan untuk melanjutkan program. Thay cara kita dapat menghemat waktu banyak bertele-tele dan bahkan keheningan di antara anggota tim.

Sumber: http://www.effectivemeetings.com/meetingplanning/agenda/meeting_more.asp


  • -

Tips Menghasilkan Rekaman Suara Jernih

Untuk menghasilkan rekaman suara dengan kualitas jernih, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Gunakan mikrofon yang berkualitas baik.

Mikrofon yang baik akan menghasilkan kualitas audio yang baik. Bukan berarti mikrofon murah tidak dapat digunakan, namun kualitas yang dihasilkan pasti akan berbeda. Mikrofon biasa dapat merekam suara atau audio dengan baik, tapi jenis mikrofon tertentu yang lebih mahal biasanya dilengkapi dengan fitur peredam noise/bunyi latar, fitur memadatkan ukuran rekaman, daya tangkap mikrofon lebih luas, dan awet untuk dipakai berkali-kali. Biasanya mikrofon menjadi satu dengan alat perekam. Namun jika diperlukan, bisa membeli mikrofon eksternal/tambahan. Jika ingin merekam narasi satu orang, maka sebaiknya menggunakan unidirectional mikrofon yang dapat menangkap suara dari satu orang sehingga tidak terlalu terganggu dengan suara latar/noise.

Merekam di ruangan yang terkontrol.

Sebaiknya melakukan percakapakan/diskusi terekam di sebuah ruangan seperti studio yang didesain dapat meredam suara echo dan mengurangi suara latar. Dengan begitu hasil rekaman akan terdengar dengan jelas saat diulang atau jika ingin melakukan transkrip.

Mengurangi suara/bunyi latar yang mengganggu.

Gunakan tanda “Jangan Berisik” atau “Ada Pertemuan” sehingga orang-orang di sekitar kita dapat meredam suara mereka dan tidak mengganggu proses rekaman suara. Letakkan alat perekam jauh dari komputer desktop, kipas angin, HP atau alat apapun yang mengeluarkan suara bising. Jika perlu, matikan kipas angin atau alat-alat tersebut jika tidak digunakan. Letakkan mikrofon di tempat yang aman dan dapat menangkap suara dengan jelas.To produce a sound recording with clear quality, there are several things to note.

 


  • -

Memadatkan berkas audio menjadi kecil dan ringkas

Berkas audio biasanya berukuran besar, baik itu format mp3, wav, atau wma. Biasanya pelanggan kesulitan untuk mengirimkan berkas rekaman audio ke kami di Transcriptdoc. Biasanya saya menggunakan program bernama Audacity bersama dengan Lame untuk membagi berkas menjadi dua kemudian memadatkannya (compress) sehingga ukuran menjadi kecil dan dapat dikirim melalui email. Apalagi batas pengiriman file melalui gmail adalah 25 MB. Jika kapasitas lebih dari itu maka sebaiknya menggunakan fasilitas cloud computing atau file storage yang dapat diperoleh gratis dengan mendaftar.

Transcriptdoc menggunakan fasilitas dari Dropbox dengan kapasitas penyimpanan 3,5 GB. Pelanggan dapat mengunggah berkas mereka yang berukuran besar melalui website ini dan nantinya berkas tersebut akan masuk dalam folder kami.

Bagi pelanggan yang ingin membagi berkas menjadi beberapa bagian sehingga mudah dikirim via email, silakan mengikuti tutorial berikut.

Langkah pertama adalah memasang program Audacity di komputer. Audacity, Lame dan sebagian besar program lain yang digunakan oleh Transcriptdoc merupakan program open source. Artinya, program tersedia multi platform di OS berbasis linux seperti Ubuntu atau Mac OS X atau Microsoft Windows. Selain multi platform, program open source berlisensi terbuka sehingga bebas digunakan, dikembangkan, dan didistribusikan.

Ubuntu: Menu > System > Administration > Synaptic package manager > pilih Audacity. Mac OS X dan Windows: http://audacity.sourceforge.net/ atau klik kanan SAVE LINK AS http://audacity.googlecode.com/files/audacity-win-unicode-1.3.13.exe. Selain program, perlu juga dipasang beberapa plugins dan libraries yang dapat diunduh dari halaman http://audacity.sourceforge.net/download/beta_windows

Sebagai contoh, saya ingin memotong berkas yang berukuran 61,4 MB dengan durasi 1 jam 7 menit menjadi 2 file. Buka Audacity kemudian File > Open > pilih berkas yang ingin diolah. Setelah terbuka, posisikan kursor di akhir rekaman lalu tekan tombol kiri mouse sambil menggeser kursor ke posisi yang diinginkan lalu lepaskan tombol kiri. Pada contoh ini saya memotong file sampai ke menit 30.

Kemudian Edit > Split Delete sehingga hanya tersisa rekaman 30 menit pertama.

Hasil split delete terlihat seperti di bawah.

Lanjutkan dengan File > Export Selection > pilih format/ekstensi berkas yang diinginkan, misalnya dalam kasus ini diekspor menjadi MP3. Tunggu sampai proses ekspor selesai.

Ukuran file menjadi berkurang menjadi hampir setengah dari sebelumnya. Namun ukuran itu masih sangat besar dan tidak dapat dikirim melalui email. Untuk memadatkannya pasang dulu program LAME.

Untuk Ubuntu, Fedora dan turunannya: Menu > System > Administration > Synaptic package manager > pilih Lame.

Untuk Windows dan Mac OS, silakan ikuti petunjuk di halaman ini http://audacity.sourceforge.net/help/faq?s=install&item=lame-mp3 sebelum mengunduh program di http://lame.buanzo.com.ar/. Program Lame ini sebaiknya dipasang di c:\windows\system32.

Setelah Lame terpasang dengan benar, maka kita bisa masuk ke folder/direktori berkas yang ingin dipadatkan dengan cara klik kanan lalu pilih “Open in Terminal”.

Kemudian ketik perintah dengan format berikut: $ lame -b 32 nama_file.mp3 output.mp3

catatan: nama file tidak boleh ada spasi dan tulisan mp3 harus dalam huruf kecil. Angka 32 adalah bitrate yang dapat diganti sesuai dengan keinginan. Semakin kecil bitrate, semakin kecil juga ukuran berkas audio yang dihasilkan dan akan berdampak pada kualitas suara. Standar bit rate MPEG-1 Audio Layer III adalah 32, 40, 48, 56, 64, 80, 96, 112, 128, 160, 192, 224, 256 and 320 kbit/s.

Tunggu sampai proses pemadatan selesai. Sekarang periksa kembali berapa ukuran berkas hasil pemadatan. Sebelum dipotong, berkas berukuran 61,4 MB. Setelah dipotong/kecilkan menjadi dua maka satu berkas berukuran 27, 4 MB. Setelah dipadatkan dengan Lame, ukuran itu kemudian menjadi 6,9 MB.

Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/MP3#Bit_rate


  • -

Sistem Informasi Sekolah

Manajemen sekolah atau lembaga pendidikan merupakan salah satu aset bagi pengembangkan kualitas pendidikan itu sendiri. TranscriptDOC sangat menyadari dan menghargai kerja administrasi dan akademis yang saling mendukung proses belajar. Oleh karena itu, kami menawarkan jasa pembuatan dan pelatihan sistem informasi sekolah yang mencakup berbagai fitur.

Sistem Informasi ini berbasis web dan diakses melalui perambah (browser), serta memiliki sistem client server dengan jumlah client yang besar. Beberapa fitur yang ada dan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan antara lain:

Staf Sekolah

  • Pendataan dan pengelolaan data pribadi, akademis dan jabatan
  • Absensi staf
  • Pengaturan bidang studi dan beban kerja setiap staf

Data Siswa

  • Pendataan siswa, data pribadi termasuk nilai dan absensi
  • Pengaturan kelas siswa
  • Monitoring perkembangan siswa

Manajemen Keuangan Sekolah

  • Pembayaran uang bulanan (SPP) siswa
  • Input Pemasukan (income) Sekolah
  • Input Pengeluaran (expense) Sekolah
  • Laporan Keuangan.

serta berbagai plugin tambahan lain.

Sistem ini juga menyatu dengan website sekolah yang berisi profil dan berita sekolah yang dapat diisi oleh guru dan siswa. Kegiatan ekstrakurikuler dapat diinformasikan melalui sistem ini.

Setiap sistem baru akan memerlukan penyesuaian sehingga kami juga akan memberikan pelatihan menggunakan dan memelihara sistem. Sebuah sistem online hanya menggantikan kerja monoton yang berulang sehingga tenaga dan waktu staf sekolah dapat lebih maksimal untuk dialokasikan ke jenis pekerjaan lain.

Silakan menghubungi kami untuk informasi lebih lanjut.


  • -

Notulensi secara Umum

Secara singkat, notula pertemuan atau populer disebut notulensi berisi informasi mengenai:

  • catatan atau notula pertemuan sebelumnya
  • hal-hal yang muncul dari catatan/notula terakhir
  • agenda pertemuan
  • perihal lainnya

Sebaiknya menulis ide pokok dari pembicaraan daripada seluruh kalimat. Oleh karena itu, notulen perlu mengetahui kata-kata kunci dalam rapat/pertemuan tersebut. Berikut ini adalah beberapa kata kunci yang dapat membantu kita menulis notula atau transkrip intelligent:

  • usulan/diusulkan/mengusulkan,
  • janji/perjanjian/menjanjikan,
  • keputusan/diputuskan,
  • persetujuan/disetujui,
  • diajukan/pengajuan/mengajukan,
  • disebutkan,
  • dilaporkan/pelaporan/laporan,
  • rekomendasi/direkomendasikan/merekomendasikan,
  • dipertanyakan/mempertanyakan,
  • penjelasan,
  • penekanan/ditekankan,
  • keluhan.

http://www.theenglishweb.com/writing-minutes-of-a-meeting-2.php.html

 


  • -

Sekilas tentang Pencatatan

Transkripsi adalah proses mengubah file digital audio / suara yang direkam menjadi bahan teks. Bahan tersebut disimpan pada media elektronik yang dengan mudah disebarluaskan ke orang lain.

Umumnya orang memahami bahwa 30 menit rekaman memakan waktu 30 menit untuk menuliskan. Namun, itu tidak benar. Kita berbicara lebih cepat daripada  menulis atau mengetik. Hal ini berlaku umum dalam berbagai bahasa karena kita berbicara empat kali lebih cepat dari kemampuan mengetik dan tujuh kali lebih cepat dari yang dapat kita tulis.

Standar industri transkripsi mengacu pada Panduan Standar Produksi Industri (1998) yang diterbitkan oleh OBC, Columbus, OH, USA memperkirakan waktu DUA jam yang diperlukan untuk menuliskan 30 menit pembicaraan/diskusi yang direkam dengan baik. Oleh karena itu biasanya memerlukan MINIMAL 4 jam untuk menuliskan rekaman satu jam dan tergantung pada sejumlah faktor.

Jenis hasil akhir yang diminta pelanggan berdampak pada waktu yang diperlukan untuk penyelesaian transkrip. Waktu yang disebutkan di atas didasarkan pada transkrip Intelligent Verbatim karena itu adalah pilihan yang paling efektif. Intelligent verbatim akan dibahas dalam artikel lain. Jika pelanggan memerlukan transkrip Verbatim Lengkap, yang akan menambah waktu kira-kira 1 sampai 3 jam. Versi Transkrip Edit akan menambahkan antara 1 sampai 2 jam. Kualitas rekaman yang buruk akan menambah waktu menjadi lebih lama.

Transkripsi melayani beberapa tujuan.

Pencatatan proses yang ditulis dengan jelas akan membantu banyak hal misalnya persiapa dosen mengajar, kunjungan fakultas, seminar, konferensi dan acara serupa di mana Anda bisa menyajikan studi kasus secara rinci.