Metode berbagi informasi yang efisien

  • -

Metode berbagi informasi yang efisien

Pertimbangkan berbagai cara untuk berbagi informasi. Setiap agenda dalam pertemuan memerlukan waktu dan usaha yang berbeda untuk mendiskusikannya secara tuntas. Peran seorang fasilitator pertemuan sangat penting untuk memberikan pemikiran dan mengarahkan pertemuan untuk berbagi informasi secara efisien sehingga berguna dan menghasilkan kesepakatan bersama, tanpa membuang-buang waktu semua orang untuk membahas satu agenda yang tidak terlalu penting.

Berikut adalah beberapa saran untuk mengevaluasi minat, bertukar informasi dan menghasilkan suatu keputusan:

  • Bisakah Anda melakukan survei dengan melihat berapa peserta yang berminat pada suatu tema (atau nama anggota atau angka yang tertulis pada kartu untuk tujuan pertemuan)? Hitung berapa jumlah mereka dan laporkan hasilnya.
  • Bisakah Anda melakukan survei dengan melihat jumlah peserta yang mengacungkan tangan / nama / nomor dan kemudian meminta peserta pertemuan untuk mencatat tanggapan dan berusaha berdiskusi dengan peserta lain mengenai satu tema secara pribadi di luar pertemuan?
  • Bisakah Anda mengajukan pertanyaan dan meminta peserta untuk meresponnya secara elektronik atau dalam bentuk tulisan di kertas? Kumpulkan ide-ide, laporkan, dan buat tabungan ide atau menghilangkan ide-ide yang jarang disebutkan.
  • Bisakah Anda mengajukan suatu masalah , menyatakan “jelas” pendapat / posisi Anda, kemudian meminta mereka yang pernah berada dalam situasi / posisi / opini tersebut untuk berbicara tentang keberatan mereka?
  • Bisakah Anda menyebarkan pernyataan setuju / tidak setuju di papan pemberitahuan, mengajukan pertanyaan, kemudian meminta peserta rapat untuk menuliskan tanggapan atau posisi mereka? Minta salah satu wakil kelompok untuk membuat daftar alasan yang mendukung pendapatnya. Kemudian memanggil satu pembicara dari kelompok lain untuk menyajikan daftar alasan mereka secara singkat.

Ada kalanya pertemuan memdebatkan masalah tanpa fakta yang relevan untuk mengambil keputusan. Anda dapat mengantisipasi situasi tersebut dan mengatur pertukaran informasi yang akan diikuti oleh sebuah panel ahli / perwakilan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan. Mulailah diskusi dengan menyiapkan dukungan fakta. Meskipun ada banyak metode lain untuk membangun diskusi yang efisien, namun tips beberapa menit ini akan menghemat banyak waktu Anda.

Sumber: www.booher.com

 


  • -

Jasa transkripsi untuk apa dan siapa

Memperkerjakan beberapa staf purna waktu di suatu tempat kadang sangat membebani bagian HRD dan pengeluaran lembaga atau perusahaan. Terutama jika kita melakukan usaha sendiri dan merangkap sebagai staf dan direktur sekaligus. Tidak ada seorang pun yang dapat menguasai berbagai keterampilan maka ada baiknya untuk mendelegasikan beberapa pekerjaan ke orang atau lembaga lain. Salah satu jenis pekerjaan yang bisa didelegasikan atau di-outsourcing-kan adalah melakukan transkrip, penerjemahan dan manajemen arsip.

Bahkan sebagian orang menganggap melakukan transkrip dianggap kurang penting, monoton, dan dianggap minim kreativitas. Jenis pekerjaan ini biasanya tidak banyak disukai karena membosankan, kurang menantang, dan hasilnya kadang kurang memuaskan. Namun, dalam persaingan usaha yang ketat, efisiensi dalam mengelola informasi adalah kunci yang terpenting. Salah satu mata rantai dalam proses mengelola informasi adalah mentranskrip rapat, diskusi, wawancara yang dianggap penting bagi pengembangan kualitas produk atau jasa.

Masih banyak orang yang tidak memahami jasa transkripsi. Secara sederhana, transkripsi adalah konversi bentuk dari ucapan ke teks baik itu sumbernya video atau rekaman audio digital. Lalu untuk apa ucapan atau hasil diskusi dibuat dalam bentuk teks? Hasil transkripsi bisa digunakan untuk berbagai macam keperluan, misalnya dokumentasi proses suatu kegiatan, sebagai pengingat (reminder) terhadap beberapa poin penting dari suatu diskusi, dan sebagai arsip dari sebuah kesepakatan atau korespondensi.

Khusus untuk transkripsi hukum, merupakan pencatatan proses sidang, korespondensi atau catatan dari pertemuan seperti arbitrase, kasus pengadilan dan catatan hukum. Sementara bagi pelaku riset pasar atau diskusi kelompok terfokus, transkripsi merupakan kegiatan mendokumentasikan pendapat dari sekelompok orang yang meninjau (mereview) sebuah produk atau jasa. Kemudian transkripsi di bidang medis digunakan untuk menyimpan catatan kemajuan pasien, arahan, surat-menyurat, kasus asuransi dan riwayat kesehatan.

Jadi jangan anggap remeh transkripsi sebagai sebuah produk dan bagian dari manajemen informasi perusahaan. Jika anda percaya bahwa informasi adalah kekuatan maka perkuatlah usaha anda dengan mengelola informasi secara baik dan profesional.