Menjadi asisten virtual

Menjadi asisten virtual

Seorang transkriptor pada dasarnya menjalankan peran layaknya asisten virtual. Menjadi seorang transkriptor lebih dari sekedar mendengarkan dan mengetik apa yang kita dengar. Seorang transkriptor harus melakukan beberapa fungsi sekaligus dalam saat bersamaan, yaitu mendengarkan dengan seksama, mengetahui materi yang sedang didengarkan, dan memenuhi permintaan format atau penataan berdasarkan kebutuhan klien.

Seorang transkriptor harus mahir dalam meneliti istilah dan nama orang atau tempat yang mungkin asing untuknya. Kita juga perlu tahu dan bisa menulis dalam beberapa format yang berbeda. Ada kalanya peran tersebut menjadi lebih luas dari sekadar transkriptor tetapi menulis ulang tulisan atau membuat executive summary.

Seorang transkriptor juga harus memiliki motivasi diri, unggul dalam manajemen waktu dan dapat bekerja di bawah tekanan tenggat.

Satu hal yang tidak kalah penting adalah seorang transkriptor harus mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi yang diperlukan dalam bekerja. Dia juga harus mampu memecahkan masalah teknis kecil dengan tetap tenang – paling tidak ketika sedang berinteraksi dengan klien.

Saya berpengalaman menjadi seorang notulen dalam pekerjaan sebelumnya, saya juga berpengalaman menerjemahkan dokumen. Selama kuliah, saya juga terbiasa merangkum buku dan artikel. Seluruh pengalaman tersebut adalah aset saya untuk memulai pekerjaan sebagai transkriptor dan memperluasnya menjadi asisten virtual.

Setelah hampir 15 tahun bekerja pada orang lain, saya memutuskan untuk bekerja sendiri dengan membentuk TranscriptDOC, perusahaan yang menyediakan jasa transkrip wawancara dan jasa penerjemahan. Dengan bekerja dari rumah, saya menghemat penggunaan bahan bakar, pakaian, waktu perjalanan yang tidak produktif, dan mengasah kemampuan koordinasi dengan tim yang tersebar di berbagai lokasi. Siapapun bisa memulai jasa transkrip wawancara asalkan memiliki minat dan keahlian yang diperlukan.

Sumber gambar: http://balticassist.com/how-to-assure-a-successful-communication-with-your-va/


Melatih Mitra untuk Meningkatkan Kualitas Layanan

Salah satu tantangan dalam melakukan usaha jasa transkrip adalah memastikan bahwa mitra mengetahui, memahami, dan sudah terlatih dengan panduan kualitas kerja. Hal ini perlu dilakukan sebelum mulai bekerja dan menyediakan tenaga editor sebagai pengendali kualitas (quality control). Panduan bagi mitra perlu dibuat dengan padat, ringkas, dan jelas. Jika perlu, dibuat dalam bentuk video dan memberikan hasil akhir yang diharapkan. Dengan begitu, mitra memiliki acuan hasil yang diharapkan.

Ada baiknya perusahaan mengalokasikan anggaran untuk melakukan training atau pelatihan. Kemudian ditindaklanjuti dengan komunikasi secara personal ke tim editor yang dapat ditanya kapanpun. Tim yang sudah memahami dan melakukan kerja sesuai panduan akan meringankan kerja tim editor dan mempercepat pengiriman hasil ke klien. Dengan begitu, klien akan merasa puas dengan hasil kerja yang kualitasnya dapat diandalkan meskipun dilakukan oleh orang yang berbeda dan format keluaran yang berbeda dari sebelumnya.

Bagi mitra baru, panduan ini sangat penting karena membantu mereka untuk beradaptasi dengan aturan kerja baru. Terutama bagi mereka yang bekerja freelance seperti jasa transkrip dan jasa terjemahan. Artinya mitra bekerja untuk beberapa perusahaan yang kemungkinan besar memiliki aturan yang berbeda.

Jika ada perubahan dalam panduan, mitra perlu segera diberitahu dan diberi versi mutakhir yang akan membantunya menyesuaikan diri. Namun, jangan terlalu sering membuat perubahan karena akan membingungkan dan menyulitkan mitra. Mintakan masukan dari mitra jika mereka menginginkan perubahan dan alasannya. Dengan begitu, perubahan panduan yang dibuat merupakan kontribusi mereka terhadap keberlangsungan usaha. (NL)

Sumber gambar: https://willwriteforfood.co.uk/2017/05/16/freelance-fails-3-work-experience-or-working-for-free/