Memulai karir sebagai transkriptor

Memulai karir sebagai transkriptor

Saran yang saya berikan kepada seorang transkriptor baru adalah bergabung dengan sebanyak mungkin forum transkriptor. Dua forum yang dapat diikuti yaitu Transcription Essentials dan Transcription Haven. Dengan bergabung dalam forum transkriptor professional maka pengetahuan kita tentang seluk-beluk pekerjaan ini menjadi lebih luas. Kita juga akan menyadari bahwa sebagian besar pertanyaan kita sudah pernah diajukan dan telah dijawab.

Mentranskrip pada dasarnya adalah pekerjaan soliter, menyendiri, sehingga kadang kita merasa bahwa kita adalah satu-satunya orang di dunia ini yang sedang berjibaku dalam kerumitan aksen dan percakapan yang sulit. Dengan bergabung dalam sebuah forum, menjadi bagian dari suatu komunitas yang lebih luas akan membantu kita bahwa pengalaman ini dialami juga oleh orang lain. Forum ini juga dapat menjadi tempat untuk melampiaskan rasa frustasi ketika mengalami masalah. Semua pasti ada solusi.

Satu hal penting yang harus diingat ketika kita memulai proses transkrip adalah ketepatan lebih utama daripada kecepatan. Kecepatan pada dasarnya akan mengikuti pengalaman atau “jam terbang”, terutama kalau kita mulai menggunakan alat bantu pengetikan. Jangan korbankan kualitas demi kuantitas karena akan merugikan dalam jangka panjang.

Tim TranscriptDOC bekerja dari rumah dan menjadikan rumah atau cafe sebagai kantor. Setiap orang dapat mengatur irama kerja masing-masing dan mengontrol berapa menit rekaman yang dapat dikerjakan dalam satu hari atau satu minggu. Pada waktu-waktu tertentu, transkriptor dapat makan siang, minum kopi, membuka media sosial, dan membaca email. Setelah istirahat selesai, kembali bekerja.

Tim TranscriptDOC juga dapat mengatur waktu untuk melakukan pekerjaan domestik. Aturannya sama saja. Kita perlu memberitahu keluarga jika pada pagi sampai siang hari, kita akan bekerja dan bisa meninggalkan pesan di WA atau SMS. Pesan akan dibalas ketika pekerjaan sudah selesai. Satu hal yang perlu diingat, menjadi transkriptor yang menyediakan jasa transkrip wawancara bukan hobi melainkan pekerjaan. Oleh karena itu, lakukan pekerjaan ini secara profesional.

Sumber gambar: http://medstudentstories.merckmanuals.com/thoughts-on-professionalism/


Menjadi asisten virtual

Seorang transkriptor pada dasarnya menjalankan peran layaknya asisten virtual. Menjadi seorang transkriptor lebih dari sekedar mendengarkan dan mengetik apa yang kita dengar. Seorang transkriptor harus melakukan beberapa fungsi sekaligus dalam saat bersamaan, yaitu mendengarkan dengan seksama, mengetahui materi yang sedang didengarkan, dan memenuhi permintaan format atau penataan berdasarkan kebutuhan klien.

Seorang transkriptor harus mahir dalam meneliti istilah dan nama orang atau tempat yang mungkin asing untuknya. Kita juga perlu tahu dan bisa menulis dalam beberapa format yang berbeda. Ada kalanya peran tersebut menjadi lebih luas dari sekadar transkriptor tetapi menulis ulang tulisan atau membuat executive summary.

Seorang transkriptor juga harus memiliki motivasi diri, unggul dalam manajemen waktu dan dapat bekerja di bawah tekanan tenggat.

Satu hal yang tidak kalah penting adalah seorang transkriptor harus mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi yang diperlukan dalam bekerja. Dia juga harus mampu memecahkan masalah teknis kecil dengan tetap tenang – paling tidak ketika sedang berinteraksi dengan klien.

Saya berpengalaman menjadi seorang notulen dalam pekerjaan sebelumnya, saya juga berpengalaman menerjemahkan dokumen. Selama kuliah, saya juga terbiasa merangkum buku dan artikel. Seluruh pengalaman tersebut adalah aset saya untuk memulai pekerjaan sebagai transkriptor dan memperluasnya menjadi asisten virtual.

Setelah hampir 15 tahun bekerja pada orang lain, saya memutuskan untuk bekerja sendiri dengan membentuk TranscriptDOC, perusahaan yang menyediakan jasa transkrip wawancara dan jasa penerjemahan. Dengan bekerja dari rumah, saya menghemat penggunaan bahan bakar, pakaian, waktu perjalanan yang tidak produktif, dan mengasah kemampuan koordinasi dengan tim yang tersebar di berbagai lokasi. Siapapun bisa memulai jasa transkrip wawancara asalkan memiliki minat dan keahlian yang diperlukan.

Sumber gambar: http://balticassist.com/how-to-assure-a-successful-communication-with-your-va/


Berdagang atau Berbisnis, Apa Bedanya?

Tanggal 25 Juli 2018 kemarin TranscriptDOC mengikuti seminar yang diadakan oleh perusahaan software akuntansi Jurnal.id bekerjasama dengan BCA corporate. Salah satu materi yang disampaikan oleh narasumber dari Rasyidi Financial Consulting sangat menarik dan ingin dibagikan melalui tulisan ini.

Tema yang disampaikan Rasyidi FinCon adalah tentang otomatisasi akuntansi untuk efisiensi. Banyak hal yang dibahas merupakan pemikiran TranscriptDOC sejak lama. Salah satunya tentang alasan melakukan pembukuan dan sistem pelaporan keuangan berkala. Rupanya di sini perbedaan antara berdagang dan berbisnis. Siapapun bisa berdagang, apapun bisa didagangkan. Namun berdagang bukan berarti orang tersebut pengusaha atau melakukan bisnis karena perbedaan ada pada sistem baik itu sistem mengelola sumber daya manusia dan sumber daya keuangan. Berbisnis di sini lebih cocok jika diterjemahkan sebagai entrepreneur.

Ada 4 jenis pengelolaan yang dilakukan pelaku usaha. Pertama adalah mereka yang tidak melakukan pencatatan apapun karena apa yang didapat dan apa yang keluar langsung digunakan untuk biaya keseharian. Jika pelaku usaha menggunakan rekening bank, minimal ada pencatatan di bank tentang dana masuk dan dana keluar tetapi informasinya tidak detail dan tersistematisasi. Kedua adalah sudah melakukan pencatatan di buku kas. Namun di buku kas hanya disusun pengeluaran dan pendapatan. Seringkali jika ada uang masuk, tanpa melihat jenis sumbernya, langsung dicatat di pemasukan. Padahal jika uang itu pinjaman maka tidak bisa diperlakukan sesederhana itu. Buku kas tidak dapat diandalkan sebagai laporan keuangan apalagi sebagai bahan untuk membuat keputusan usaha karena data belum diolah, tidak akurat, dan tidak merefleksikan kondisi sebenarnya dari sebuah usaha.

Tipe ketiga adalah pelaku usaha yang sudah melakukan catatan keuangan tapi secara manual, dalam dokumen terpisah (atau beberapa worksheet terpisah), dan tidak mampu membaca atau menginterpretasi laporan yang tersaji. Tipe keempat adalah mereka yang sudah melakukan pencatatan keuangan menggunakan sistem terotomasi yang dapat diakses dari berbagai tempat dan berada dalam satu sistem aplikasi.

TranscriptDOC sebagai penyedia jasa transkrip wawancara, penerjemahan, dan notulasi sudah menjalani proses di atas. Awalnya mencatat sederhana uang masuk dan keluar kemudian berkembang dengan catatan keuangan manual dan saat ini semi otomasi menggunakan Jurnal.id. Awalnya ada keraguan karena untuk proses pencatatan ini TranscriptDOC harus mengeluarkan dana cukup besar bagi usaha kecil. Namun, efisiensi bukan berarti tanpa biaya. Justru jika dengan penambahan biaya tersebut, TranscriptDOC dapat beroperasi secara efisien dan tersistem dengan baik maka itu menjadi salah satu wujud dari profesionalitas perusahaan.

Pada awal berusaha, seseorang dapat mengandalkan intuisi tetapi pada proses pengembangannya harus mengandalkan data sehingga tepat dengan kondisi di dalam dan di pasar. Dalam artikel di Jurnal.id tertulis bahwa ada 4 jenis laporan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan (https://www.jurnal.id/id/blog/2017/4-jenis-laporan-keuangan-yang-penting-untuk-bisnis-anda) yaitu laporan laba rugi, perubahan modal, neraca dan arus kas. Neraca berfungsi untuk mengetahui status kesehatan keuangan dan ukuran usaha sementara laba rugi menunjukkan kinerja perusahaan.

Informasi dalam kegiatan ini bermanfaat untuk memberi pemahaman tentang manfaat dan fitur aplikasi keuangan yang dapat membantu proses pengembangan usaha.


Melatih Mitra untuk Meningkatkan Kualitas Layanan

Salah satu tantangan dalam melakukan usaha jasa transkrip adalah memastikan bahwa mitra mengetahui, memahami, dan sudah terlatih dengan panduan kualitas kerja. Hal ini perlu dilakukan sebelum mulai bekerja dan menyediakan tenaga editor sebagai pengendali kualitas (quality control). Panduan bagi mitra perlu dibuat dengan padat, ringkas, dan jelas. Jika perlu, dibuat dalam bentuk video dan memberikan hasil akhir yang diharapkan. Dengan begitu, mitra memiliki acuan hasil yang diharapkan.

Ada baiknya perusahaan mengalokasikan anggaran untuk melakukan training atau pelatihan. Kemudian ditindaklanjuti dengan komunikasi secara personal ke tim editor yang dapat ditanya kapanpun. Tim yang sudah memahami dan melakukan kerja sesuai panduan akan meringankan kerja tim editor dan mempercepat pengiriman hasil ke klien. Dengan begitu, klien akan merasa puas dengan hasil kerja yang kualitasnya dapat diandalkan meskipun dilakukan oleh orang yang berbeda dan format keluaran yang berbeda dari sebelumnya.

Bagi mitra baru, panduan ini sangat penting karena membantu mereka untuk beradaptasi dengan aturan kerja baru. Terutama bagi mereka yang bekerja freelance seperti jasa transkrip dan jasa terjemahan. Artinya mitra bekerja untuk beberapa perusahaan yang kemungkinan besar memiliki aturan yang berbeda.

Jika ada perubahan dalam panduan, mitra perlu segera diberitahu dan diberi versi mutakhir yang akan membantunya menyesuaikan diri. Namun, jangan terlalu sering membuat perubahan karena akan membingungkan dan menyulitkan mitra. Mintakan masukan dari mitra jika mereka menginginkan perubahan dan alasannya. Dengan begitu, perubahan panduan yang dibuat merupakan kontribusi mereka terhadap keberlangsungan usaha. (NL)

Sumber gambar: https://willwriteforfood.co.uk/2017/05/16/freelance-fails-3-work-experience-or-working-for-free/


  • 0

Memilih Ceruk Pasar

Bicara tentang usaha, maka akan menyinggung tentang pasar yang menjadi sasaran usaha. Dalam bahasa Inggris, pasar disebut dengan market yang bermakna suatu arena di mana transaksi komersial dilakukan atau sebuah pertemuan antar orang untuk melakukan pembelian dan penjualan berbagai komoditas.

Kemajuan usaha ditentukan dari kemampuan pengusaha menentukan ceruk pasar yang memerlukan jasa atau barang yang diproduksi serta lingkungan kompetisi yang harus dihadapi. Memahami pasar bermanfaat untuk dapat melakukan perencanaan sehingga jasa atau produk yang dibuat memenuhi permintaan pasar dan memiliki keunggulan yang tidak dimiliki produk lain dengan karakter yang sama.

Memilih dan menentukan ceruk pasar dan jenis konsumen juga membantu menentukan strategi perusahaan, salah satunya terkait media promosi yang akan digunakan. Dengan begitu, perusahaan juga dapat memprioritaskan penyaluran modal ke pasar potensial yang dapat membawa menguntungkan lebih besar.

Penentuan pasar akan membantu pengusaha untuk terus mencari kebutuhan konsumen dan memperluas wawasan untuk menanggapi karakter klien yang berbeda. Bagi pengusaha baru, kadang proses pemilihan dan penentuan dilakukan sambil menjalankan usaha dan mengembangkan kepekaan terhadap kebutuhan klien yang sudah ada dan klien potensial.


  • 0

Seni Mengedit

Menulis adalah keterampilan, bukan sains. Akan ada hari dimana semua yang kita tulis berakhir di tempat sampah, baik itu secara harfiah atau recycle bin di komputer. Akan (selalu) ada hari seorang penulis harus menyusun ulang setiap kata dan frase. Pada hari-hari lainnya, setiap kata yang ditulis atau diketik seakan karya besar yang tidak terlupakan.

Berkhayal selalu membantu seorang penulis untuk optimis. Semua tulisan terbaik harus melalui proses penyuntingan. Rahasia sukses bagi banyak penulis adalah revisi. Ini kegiatan yang melelahkan karena perlu menyunting sangat teliti, dan kadang perubahan total.

Kebanyakan draft pertama adalah sampah. Itulah sebabnya para penyunting menyebutnya sebagai “draft kasar.” Tugas penyunting adalah memoles dan “menyemir” draft kasar tadi berulang-ulang, sampai halus dan bersinar. Sinar dari karya tadi yang akan menarik pembaca untuk membaca dan membelinya.

Seorang penulis biasanya menulis ratusan ribu atau mungkin jutaan kata yang harus dibuang. Kemudian menulis ribuan kata lagi yang harus disunting dan ditulis ulang. Akan ada rasa marah, kecewa, dan lelah yang harus dilalui dengan cepat karena penulis berpacu dengan tenggat dan emosi yang sedang meninggi. Seorang penulis profesional biasanya terlatih menghadapi kritik dan penyuntingan. Penulis punya hak untuk protes dan bersikeras pada pendapatnya. Semua akan berakhir dengan kompromi.

Seorang penulis tidak pernah berhenti karena proses penyuntingan dan hal ini yang membedakan mereka dari “penulis” yang tidak pernah menyelesaikan apapun. Berikan kesempatan pada diri sendiri untuk menulis dengan buruk, kemudian paksa diri untuk menyunting. Ya, kerja keras dan akan mengaduk emosi kembali, tapi dengan cara ini seorang penulis dapat menghasilkan draf akhir yang menonjol.

“You can always edit a bad page. You can’t edit a blank page.”

Sumber gambar: Sayquotable.com