Perjalanan manajemen pengetahuan di organisasi

  • 0

Perjalanan manajemen pengetahuan di organisasi

Banyak praktisi manajemen pengetahuan mengeksplorasi cara untuk ‘berbagi pengetahuan’ di seluruh organisasi. Praktisi mengakui kekuatan dan nilai teknologi ‘sebagai alat’ dalam proses berbagi pengetahuan tapi mereka penasaran dengan potensi kekuatan lainnya.  Salah satunya adalah peran memfasilitasi perubahan budaya.

Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah semua tahap dalam manajemen pengetahuan merupakan upaya untuk merangsang perubahan cara kerja, tidak tergoda melakukan kesalahan dengan menempatkan teknologi informasi sebagai pusat dari perubahan budaya. Beberapa hal yang perlu dijaga selama proses manajemen pengetahuan adalah
• kehilangan visi tentang alasan melakukan manajemen pengetahuan,
• tersesat pada berbagai fitur yang dianggap menarik dan keren,
• manajemen pengetahuan dianggap sebagai solusi tanpa masalah.

Dalam upaya mencapai kesuksesan, kadang perlu melalui berbagai kegagalan yang oleh manajemen dianggap “eksperimen mahal”. Manajemen pengetahuan perlu diterapkan dengan pengawalan anggaran yang ketat dan fokus pada tujuan utama yaitu meningkatkan adopsi prinsip berbagi pengetahuan di mana setiap anggota organisasi terlibat dalam perjalanan kemajuan organisasi.


  • -

AREMA Ada Dimana-mana

TranscriptDOC –  Pada akhir 2010, pekerjaan saya dengan organisasi sebelumnya sudah berakhir. Pada saat yang sama, kedua orang tua saya sudah pindah domisili ke Pandaan, Jawa Timur. Saat itu saya dan suami belum genap 1 tahun menikah dengan laki-laki asli Malang, Aremania sejati. Kami mengontrak di Jl. Kahfi II, belakang Universitas Pancasila, Lenteng Agung.

Perjalanan ke tempat kerja memakan waktu lama dan sangat melelahkan. Pada awal 2011, suami saya juga selesai kontrak kerja. Terlontar ide dari suami untuk pindah ke kampung halamannya di Kota Malang. Saya pernah beberapa kali ke Malang dan menyukai kota Arema ini. Namun saya tidak mungkin menganggur, apalagi di tempat baru. Malah tidak betah dan balik ke Jakarta. Kemudian saya berpikir untuk memulai bisnis dari hobi yang saya sukai yaitu jasa transkrip dan penerjemahan.

Saya juga masih asing dengan kata AREMA. Sepertinya seluruh warga Indonesia telah mengetahui kepanjangan kata ini. AREMA sama dengan Arek Malang. Saya ingin mengulas sedikit tentang AREMA, kota yang sekarang telah menjadi identitas di KTP saya. Awalnya Arema memang komunitas warga asli Malang, atau warga yang tinggal di Malang. Tetapi, saat ini AREMA lebih ramai dikenal sebagai salah satu club sepak bola di Indonesia, yaitu AREMA FC.

Memang terkadang masih sulit mengartikan AREMA, karena yang selama ini orang tahu hanya istilah arek-arek Malang. Sebenarnya yang perlu disoroti adalah keberadaan Arema yang tersebar dimana-mana, termasuk di dunia maya. Ada beberapa alasan orang tertarik mencari informasi seputar Arema

  1. Secara tidak langsung, warga Indonesia telah mengenal Arema melalui Arema FC. Jadi, nggak jarang kalo Arema jadi pembicaraan yang menarik
  2. Awalnya memang Arema, tetapi lama kelamaan bertambah ke ranah suporter Arema, pengamat Arema, sampai pada nama-nama lain dari Arema di setiap daerah di Indonesia.
  3. Banyak sekali informasi, peristiwa, maupun situasi yang akhirnya membuat Arema ramai dibicarakan. Misalnya saja keunikan bahasa walikan dari Arema, atau jargon-jargon yang mudah diingat, hingga sikap toleran warga Arema.
  4. Dalam kata Arema, tercantum Kota Malang dimana kota ini pun memiliki banyak ciri sendiri. Sehingga, apa yang menjadi ciri khas kota ini mampu membawa nama Arema ke wilayah lain di Indonesia.
  5. Banyak warga Malang yang merantau karena pekerjaan atau kuliah. Namun identitas Arema tetap kuat melekat.

Alasan-alasan itulah yang menjadikan Arema tersebar luas hingga sulit dibedakan apakah Arema sebuah komunitas atau hanya klub sepak bola. Syukurnya, ketika pindah ke Malang, saya tidak mengalami banyak kesulitan beradaptasi dan berjejaring dengan kawan-kawan pelaku usaha atau jasa di tempat ini. Alhasil TranscriptDOC lancar menjalankan usaha jasa transkrip, penerjemahan dan manajemen pengetahuan di bumi Arema.


  • -

Cara mengelola notulensi korporasi

Korporasi diwajibkan oleh perangkat hukum untuk mendokumentasikan hampir semua aspek pekerjaan mereka. Termasuk di dalamnya adalah catatan atau notulensi yang diambil selamaa pertemuan pemegang saham dan dewan direksi. Notulensi adalah dokumentasi tertulis dari poin penting dan keputusan yang dibahas dalam pertemuan. Pekerjaan mengelola dokumen-dokumen ini adalah proses yang membutuhkan sistem manajemen berkas yang baik. Kegagalan untuk mengelola dan mempertanggungjawabkan proses pengambilan keputusan dalam korporasi bisa mengakibatkan tambahan biaya dan mempertaruhkan status atau reputasi perusahaan tersebut.

Beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam :

  • formulir pemberitahuan
  • formulir notulensi
  • stempel korporasi
  • sistem manajemen berkas/arsip

Alur manajemen berkas.

  1. Memberitahukan anggota dewan direksi dari perusahaan mengenai pertemuan yang akan datang dengan mengirimkan “Formulir Pemberitahuan”. Formulir ini dapat dibuat sendiri atau dibeli dari toko peralatan kantor. “Formulir Pemberitahuan” dapat dibuat dengan hanya menulis surat bisnis meminta kehadiran anggota dewan pada pertemuan dewan direktur. Surat itu harus mencantumkan tanggal, tempat, waktu dan tujuan pertemuan. Setiap “Pemberitahuan Form” harus ditandatangani oleh Sekretaris Perusahaan sebelum dikirim.
  2. Tulislah catatan/notulensi selama pertemuan dan merekamnya pada “Formulir Notulensi” yang dapat dibuat sendiri menggunakan template dalam program pengolah kata (word processor) untuk digunakan berulang-ulang. Di dalamnya harus mencantumkan tanggal, waktu dan tempat pertemuan, daftar hadir dan poin utama yang memengaruhi perusahaan dan operasinya yang dibahas dalam pertemuan tersebut.
  3. “Formulir Notulensi” perlu ditandatangani dan diberi stempel perusahaan di bagian bawah.
  4. Simpan “Formulir Pemberitahuan” dan “Formulir Notulensi” bersama-sama dalam sebuah binder atau sistem pengarsipan lainnya. Satukan keduanya untuk kemudahan temu kembali. Notulensi korporasi sangat mungkin diperlukan jika terjadi gugatan atau audit untuk membenarkan keputusan bisnis.

Dikemas ulang dari sumber: http://www.ehow.com/how_6681275_file-corporate-minutes.html