Merencanakan pertemuan yang efisien

  • -

Merencanakan pertemuan yang efisien

Banyak organisasi yang bergulat menyusun agenda pertemuan yang efektif dan efisien. Sampai saat ini, hal tersebut menjadi salah satu tantangan dalam pengorganisasian. Peran pemimpin pertemuan sangat penting untuk memberikan pemikiran dan fokus anggota tim untuk mencapai tujuan yang sama. Banyak pemimpin rapat yang terlalu membuka diri dan menyambut banyak agenda dalam satu pertemuan untuk mengakomodasi usulan tim. Pada akhirnya anggota tim kemudian kehilangan minat dan konsentrasi mereka selama proses tersebut.

Dianna Booher menyebutkan tentang salah satu langkah perencanaan dasar untuk mencapai pertemuan efisien, yaitu pengaturan agenda lima tahap agenda yang meliputi lima hal:
1. topik yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan
2. orang yang bertanggung jawab untuk memimpin diskusi
3. informasi relatif terhadap masalah ini
4. waktu yang dialokasikan untuk masalah itu
5. aksi / alasan / tujuan pertukaran

Sebuah contoh agenda lima tahap akan terlihat seperti ini.
“Perubahan apa yang harus kita dibuat tentang presenter untuk sesi demokrasi ekonomi kita?” / Kumaladewi / Sesi proposal dan abstrak dari masing-masing presenter / 20 menit. / Brainstorming untuk Konten dan Presenter. ”

Sebuah diskusi 15 menit akan berjalan sangat mulus ketika kita dapat menetapkan fokus masalah yang spesifik, menyiapkan informasi terkait dengan isu diskusi dan memberi pengertian pada anggota kelompok jika mereka diharapkan membuat keputusan atau pertemuan itu hanya brainstorming untuk nantinya ada pihak lain yang akan memilah dan membuat keputusan..

Strategi lainnya adalah dengan menggunakan teknologi komunikasi. Saat ini kita tidak perlu berada di tempat yang sama untuk melakukan sebuah pertemuan. Teknologi komunikasi telah memungkinkan kita untuk melakukan pertemuan lebih efisien dengan biaya kurang dan waktu mungkin kurang. Namun, bagi mereka yang tidak baru pada jenis pertemuan, mungkin menjadi unfocus serta melampaui waktu awal direncanakan. Praktek membuat sempurna. Organisasi dapat memimpin tim untuk belajar melakukan pertemuan virtual.

Sering kali pertemuan tumbuh menjadi debat panas pada masalah tanpa memiliki fakta-fakta yang relevan di tangan atau dari masing-masing pihak bersedia untuk datang ke keputusan. Kami harus mengantisipasi situasi seperti ini dan mengatur pertemuan tindak lanjut dari panel ahli atau perwakilan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan atau bertindak sebagai perantara. Oleh karena itu pertemuan dapat sampai pada kesimpulan atau kesimpulan sementara yang diperlukan untuk melanjutkan program. Thay cara kita dapat menghemat waktu banyak bertele-tele dan bahkan keheningan di antara anggota tim.

Sumber: http://www.effectivemeetings.com/meetingplanning/agenda/meeting_more.asp


  • -

Membuat Jurnal Audio

Membuat jurnal adalah salah satu cara terbaik untuk berlatih menjadi seorang penulis. Jurnal membantu Anda menuliskan pikiran dan perasaan dalam kata-kata. Dalam kondisi tertentu, orang dapat membuat jurnal dalam bentuk rekaman audio. Namun sebaiknya rekaman tersebut ditranskrip sehingga mudah dibaca dan dikoreksi kapanpun dan menjadi arsip yang bermanfaat.

Jurnal juga membantu Anda mengatasi kesulitan menulis dan mengembangkan gaya menulis khas Anda sendiri. Anda juga dapat menemukan beberapa hal mengenai diri sendiri dan tentang banyak topik. Beberapa tulisan jurnal Anda nantinya juga dapat dikembangkan menjadi esai utuh atau sebuah cerita.

Jurnal berbeda dari buku harian yang merupakan daftar hari-demi-hari apa yang Anda lakukan. Sebuah jurnal dapat berisi kenangan, perasaan, pengamatan, dan harapan. Membuat jurnal memberi kita kesempatan untuk mencoba menulis berbagai hal sehingga lebih baik jika ada tujuan khusus atau subyek khusus yang dapat mengarahkan penulisan Anda.

Ada beberapa panduan dalam menulis jurnal:

  • menulislah ¬†beberapa kali dalam seminggu selama sedikitnya sepuluh menit.
  • Menulis dengan pulpen dan memberi tanggal pada setiap entri.
  • Jika Anda memiliki topik yang ada, menulis apa pun yang datang ke kepala Anda.
  • Ketika Anda menulis, jangan khawatir tentang tata bahasa penulisan ilmiah. Tulislah secara spontan dan jujur dan biarkan pikiran Anda mengalir dalam kata-kata yang alami.
  • Di waktu luang, baca ulang entri Anda untuk melakukan koreksi atau penambahan.

Ingatlah bahwa jurnal ini dibuat untuk Anda dan akan menjadi sumber menyenangkan untuk Anda dalam tahun-tahun mendatang.

Diambil dan sedikit ditulis ulang dari Silverman, Hughes, Wienbroer. (2002). Rules of thumb: a guide for writers, 5th edition. Boston: McGraw Hill.