Prinsip membuat notulensi pertemuan

  • -

Prinsip membuat notulensi pertemuan

Sebagai notulis profesional, pastikan untuk selalu akurat dalam menulis notulensi atau mengetik korespondensi keluar. Notulensi pertemuan berfungsi sebagai catatan resmi tentang apa yang terjadi pada pertemuan, keputusan yang dibuat, dan langkah selanjutnya yang harus diambil. Notulensi bahkan dapat digunakan untuk menjadi barang bukti kasus hukum atau keputusan. Oleh karena itu, seorang notulis perlu mengetahui prinsip-prinsip penting sebagai berikut.

Alat yang diperlukan:

  • Pena dan kertas
  • Komputer
  • Perekam digital
  1. Kenali peserta dan agenda pertemuan. Siapkan daftar nama peserta yang akan hadir dan salinan agenda pertemuan.
  2. Buat catatan dalam notulensi siapa peserta yang hadir, siapa yang tidak hadir, dan apakah jumlah anggota yang hadir memenuhi kuorum. Ini akan menjadi bagian dari catatan resmi dan memastikan bahwa notulensi disampaikan kepada anggota yang tidak hadir. Catat juga orang lain yang hadir untuk menemani peserta inti seperti asisten atau pengacara.
  3. Pastikan komputer atau pena yang Anda miliki bekerja dengan baik. Jangan biarkan baterai habis atau pena rusak sehingga Anda kehilangan informasi penting. Pastikan Anda membawa perekam digital untuk memastikan bahwa tidak ada ucapan atau keputusan yang terlewatkan.
  4. Jika Anda anggap perlu, tuliskan waktu dimana hal penting terjadi atau keputusan penting dibuat. Tuliskan waktu ketika pertemuan dimulai dan berakhir.
  5. Tuliskan seluruh proses secara jelas. Jangan hanya mengandalkan alat perekam.
  6. Simak dan catat keputusan aktual yang dibuat. Tidak perlu mentranskrip setiap ucapan secara detail. Anda hanya perlu mencatat poin utama dan menghindari terlalu banyak hal yang tidak diperlukan.
  7. Ketik dan editlah notulensi sesegera mungkin. Ketika pertemuan selesai, tinjau kembali apa yang telah ditulis dan buat catatan yang dapat membantu mengklarifikasi atau menjelaskan salah satu poin. Cara ini akan mengurangi kemungkinan ada bagian yang terlupa dan peserta pertemuan bisa mendapatkan notulensi final dengan cepat.
  8. Notulensi perlu diketik dan diformat untuk distribusi. Notulensi yang resmi harus diketik dan dibuat ringkas. Gunakan kalimat pendek dan langsung ke inti masalah. Penulisan berupa poin-poin dapat membantu menghindari paragraf panjang dan memastikan bahwa notulensi mudah dibaca.
  9. Periksa ejaan kata-kata dan nama. Pastikan nama peserta pertemuan dan nama kegiatan telah ditulis dengan benar.
  10. Distribusikan seperlunya. Buat daftar nama orang yang perlu menerima salinan notulensi via email dan mereka yang perlu diberikan salinan tercetak.


  • -

Merencanakan pertemuan yang efisien

Banyak organisasi yang bergulat menyusun agenda pertemuan yang efektif dan efisien. Sampai saat ini, hal tersebut menjadi salah satu tantangan dalam pengorganisasian. Peran pemimpin pertemuan sangat penting untuk memberikan pemikiran dan fokus anggota tim untuk mencapai tujuan yang sama. Banyak pemimpin rapat yang terlalu membuka diri dan menyambut banyak agenda dalam satu pertemuan untuk mengakomodasi usulan tim. Pada akhirnya anggota tim kemudian kehilangan minat dan konsentrasi mereka selama proses tersebut.

Dianna Booher menyebutkan tentang salah satu langkah perencanaan dasar untuk mencapai pertemuan efisien, yaitu pengaturan agenda lima tahap agenda yang meliputi lima hal:
1. topik yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan
2. orang yang bertanggung jawab untuk memimpin diskusi
3. informasi relatif terhadap masalah ini
4. waktu yang dialokasikan untuk masalah itu
5. aksi / alasan / tujuan pertukaran

Sebuah contoh agenda lima tahap akan terlihat seperti ini.
“Perubahan apa yang harus kita dibuat tentang presenter untuk sesi demokrasi ekonomi kita?” / Kumaladewi / Sesi proposal dan abstrak dari masing-masing presenter / 20 menit. / Brainstorming untuk Konten dan Presenter. ”

Sebuah diskusi 15 menit akan berjalan sangat mulus ketika kita dapat menetapkan fokus masalah yang spesifik, menyiapkan informasi terkait dengan isu diskusi dan memberi pengertian pada anggota kelompok jika mereka diharapkan membuat keputusan atau pertemuan itu hanya brainstorming untuk nantinya ada pihak lain yang akan memilah dan membuat keputusan..

Strategi lainnya adalah dengan menggunakan teknologi komunikasi. Saat ini kita tidak perlu berada di tempat yang sama untuk melakukan sebuah pertemuan. Teknologi komunikasi telah memungkinkan kita untuk melakukan pertemuan lebih efisien dengan biaya kurang dan waktu mungkin kurang. Namun, bagi mereka yang tidak baru pada jenis pertemuan, mungkin menjadi unfocus serta melampaui waktu awal direncanakan. Praktek membuat sempurna. Organisasi dapat memimpin tim untuk belajar melakukan pertemuan virtual.

Sering kali pertemuan tumbuh menjadi debat panas pada masalah tanpa memiliki fakta-fakta yang relevan di tangan atau dari masing-masing pihak bersedia untuk datang ke keputusan. Kami harus mengantisipasi situasi seperti ini dan mengatur pertemuan tindak lanjut dari panel ahli atau perwakilan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan atau bertindak sebagai perantara. Oleh karena itu pertemuan dapat sampai pada kesimpulan atau kesimpulan sementara yang diperlukan untuk melanjutkan program. Thay cara kita dapat menghemat waktu banyak bertele-tele dan bahkan keheningan di antara anggota tim.

Sumber: http://www.effectivemeetings.com/meetingplanning/agenda/meeting_more.asp