Prinsip membuat notulensi pertemuan

  • -

Prinsip membuat notulensi pertemuan

Sebagai notulis profesional, pastikan untuk selalu akurat dalam menulis notulensi atau mengetik korespondensi keluar. Notulensi pertemuan berfungsi sebagai catatan resmi tentang apa yang terjadi pada pertemuan, keputusan yang dibuat, dan langkah selanjutnya yang harus diambil. Notulensi bahkan dapat digunakan untuk menjadi barang bukti kasus hukum atau keputusan. Oleh karena itu, seorang notulis perlu mengetahui prinsip-prinsip penting sebagai berikut.

Alat yang diperlukan:

  • Pena dan kertas
  • Komputer
  • Perekam digital
  1. Kenali peserta dan agenda pertemuan. Siapkan daftar nama peserta yang akan hadir dan salinan agenda pertemuan.
  2. Buat catatan dalam notulensi siapa peserta yang hadir, siapa yang tidak hadir, dan apakah jumlah anggota yang hadir memenuhi kuorum. Ini akan menjadi bagian dari catatan resmi dan memastikan bahwa notulensi disampaikan kepada anggota yang tidak hadir. Catat juga orang lain yang hadir untuk menemani peserta inti seperti asisten atau pengacara.
  3. Pastikan komputer atau pena yang Anda miliki bekerja dengan baik. Jangan biarkan baterai habis atau pena rusak sehingga Anda kehilangan informasi penting. Pastikan Anda membawa perekam digital untuk memastikan bahwa tidak ada ucapan atau keputusan yang terlewatkan.
  4. Jika Anda anggap perlu, tuliskan waktu dimana hal penting terjadi atau keputusan penting dibuat. Tuliskan waktu ketika pertemuan dimulai dan berakhir.
  5. Tuliskan seluruh proses secara jelas. Jangan hanya mengandalkan alat perekam.
  6. Simak dan catat keputusan aktual yang dibuat. Tidak perlu mentranskrip setiap ucapan secara detail. Anda hanya perlu mencatat poin utama dan menghindari terlalu banyak hal yang tidak diperlukan.
  7. Ketik dan editlah notulensi sesegera mungkin. Ketika pertemuan selesai, tinjau kembali apa yang telah ditulis dan buat catatan yang dapat membantu mengklarifikasi atau menjelaskan salah satu poin. Cara ini akan mengurangi kemungkinan ada bagian yang terlupa dan peserta pertemuan bisa mendapatkan notulensi final dengan cepat.
  8. Notulensi perlu diketik dan diformat untuk distribusi. Notulensi yang resmi harus diketik dan dibuat ringkas. Gunakan kalimat pendek dan langsung ke inti masalah. Penulisan berupa poin-poin dapat membantu menghindari paragraf panjang dan memastikan bahwa notulensi mudah dibaca.
  9. Periksa ejaan kata-kata dan nama. Pastikan nama peserta pertemuan dan nama kegiatan telah ditulis dengan benar.
  10. Distribusikan seperlunya. Buat daftar nama orang yang perlu menerima salinan notulensi via email dan mereka yang perlu diberikan salinan tercetak.


  • -

Tips Menghasilkan Rekaman Suara Jernih

Untuk menghasilkan rekaman suara dengan kualitas jernih, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Gunakan mikrofon yang berkualitas baik.

Mikrofon yang baik akan menghasilkan kualitas audio yang baik. Bukan berarti mikrofon murah tidak dapat digunakan, namun kualitas yang dihasilkan pasti akan berbeda. Mikrofon biasa dapat merekam suara atau audio dengan baik, tapi jenis mikrofon tertentu yang lebih mahal biasanya dilengkapi dengan fitur peredam noise/bunyi latar, fitur memadatkan ukuran rekaman, daya tangkap mikrofon lebih luas, dan awet untuk dipakai berkali-kali. Biasanya mikrofon menjadi satu dengan alat perekam. Namun jika diperlukan, bisa membeli mikrofon eksternal/tambahan. Jika ingin merekam narasi satu orang, maka sebaiknya menggunakan unidirectional mikrofon yang dapat menangkap suara dari satu orang sehingga tidak terlalu terganggu dengan suara latar/noise.

Merekam di ruangan yang terkontrol.

Sebaiknya melakukan percakapakan/diskusi terekam di sebuah ruangan seperti studio yang didesain dapat meredam suara echo dan mengurangi suara latar. Dengan begitu hasil rekaman akan terdengar dengan jelas saat diulang atau jika ingin melakukan transkrip.

Mengurangi suara/bunyi latar yang mengganggu.

Gunakan tanda “Jangan Berisik” atau “Ada Pertemuan” sehingga orang-orang di sekitar kita dapat meredam suara mereka dan tidak mengganggu proses rekaman suara. Letakkan alat perekam jauh dari komputer desktop, kipas angin, HP atau alat apapun yang mengeluarkan suara bising. Jika perlu, matikan kipas angin atau alat-alat tersebut jika tidak digunakan. Letakkan mikrofon di tempat yang aman dan dapat menangkap suara dengan jelas.To produce a sound recording with clear quality, there are several things to note.

 


  • -

Notulensi secara Umum

Secara singkat, notula pertemuan atau populer disebut notulensi berisi informasi mengenai:

  • catatan atau notula pertemuan sebelumnya
  • hal-hal yang muncul dari catatan/notula terakhir
  • agenda pertemuan
  • perihal lainnya

Sebaiknya menulis ide pokok dari pembicaraan daripada seluruh kalimat. Oleh karena itu, notulen perlu mengetahui kata-kata kunci dalam rapat/pertemuan tersebut. Berikut ini adalah beberapa kata kunci yang dapat membantu kita menulis notula atau transkrip intelligent:

  • usulan/diusulkan/mengusulkan,
  • janji/perjanjian/menjanjikan,
  • keputusan/diputuskan,
  • persetujuan/disetujui,
  • diajukan/pengajuan/mengajukan,
  • disebutkan,
  • dilaporkan/pelaporan/laporan,
  • rekomendasi/direkomendasikan/merekomendasikan,
  • dipertanyakan/mempertanyakan,
  • penjelasan,
  • penekanan/ditekankan,
  • keluhan.

http://www.theenglishweb.com/writing-minutes-of-a-meeting-2.php.html