Prinsip membuat notulensi pertemuan

  • -

Prinsip membuat notulensi pertemuan

Sebagai notulis profesional, pastikan untuk selalu akurat dalam menulis notulensi atau mengetik korespondensi keluar. Notulensi pertemuan berfungsi sebagai catatan resmi tentang apa yang terjadi pada pertemuan, keputusan yang dibuat, dan langkah selanjutnya yang harus diambil. Notulensi bahkan dapat digunakan untuk menjadi barang bukti kasus hukum atau keputusan. Oleh karena itu, seorang notulis perlu mengetahui prinsip-prinsip penting sebagai berikut.

Alat yang diperlukan:

  • Pena dan kertas
  • Komputer
  • Perekam digital
  1. Kenali peserta dan agenda pertemuan. Siapkan daftar nama peserta yang akan hadir dan salinan agenda pertemuan.
  2. Buat catatan dalam notulensi siapa peserta yang hadir, siapa yang tidak hadir, dan apakah jumlah anggota yang hadir memenuhi kuorum. Ini akan menjadi bagian dari catatan resmi dan memastikan bahwa notulensi disampaikan kepada anggota yang tidak hadir. Catat juga orang lain yang hadir untuk menemani peserta inti seperti asisten atau pengacara.
  3. Pastikan komputer atau pena yang Anda miliki bekerja dengan baik. Jangan biarkan baterai habis atau pena rusak sehingga Anda kehilangan informasi penting. Pastikan Anda membawa perekam digital untuk memastikan bahwa tidak ada ucapan atau keputusan yang terlewatkan.
  4. Jika Anda anggap perlu, tuliskan waktu dimana hal penting terjadi atau keputusan penting dibuat. Tuliskan waktu ketika pertemuan dimulai dan berakhir.
  5. Tuliskan seluruh proses secara jelas. Jangan hanya mengandalkan alat perekam.
  6. Simak dan catat keputusan aktual yang dibuat. Tidak perlu mentranskrip setiap ucapan secara detail. Anda hanya perlu mencatat poin utama dan menghindari terlalu banyak hal yang tidak diperlukan.
  7. Ketik dan editlah notulensi sesegera mungkin. Ketika pertemuan selesai, tinjau kembali apa yang telah ditulis dan buat catatan yang dapat membantu mengklarifikasi atau menjelaskan salah satu poin. Cara ini akan mengurangi kemungkinan ada bagian yang terlupa dan peserta pertemuan bisa mendapatkan notulensi final dengan cepat.
  8. Notulensi perlu diketik dan diformat untuk distribusi. Notulensi yang resmi harus diketik dan dibuat ringkas. Gunakan kalimat pendek dan langsung ke inti masalah. Penulisan berupa poin-poin dapat membantu menghindari paragraf panjang dan memastikan bahwa notulensi mudah dibaca.
  9. Periksa ejaan kata-kata dan nama. Pastikan nama peserta pertemuan dan nama kegiatan telah ditulis dengan benar.
  10. Distribusikan seperlunya. Buat daftar nama orang yang perlu menerima salinan notulensi via email dan mereka yang perlu diberikan salinan tercetak.


  • -

Merencanakan pertemuan yang efisien

Banyak organisasi yang bergulat menyusun agenda pertemuan yang efektif dan efisien. Sampai saat ini, hal tersebut menjadi salah satu tantangan dalam pengorganisasian. Peran pemimpin pertemuan sangat penting untuk memberikan pemikiran dan fokus anggota tim untuk mencapai tujuan yang sama. Banyak pemimpin rapat yang terlalu membuka diri dan menyambut banyak agenda dalam satu pertemuan untuk mengakomodasi usulan tim. Pada akhirnya anggota tim kemudian kehilangan minat dan konsentrasi mereka selama proses tersebut.

Dianna Booher menyebutkan tentang salah satu langkah perencanaan dasar untuk mencapai pertemuan efisien, yaitu pengaturan agenda lima tahap agenda yang meliputi lima hal:
1. topik yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan
2. orang yang bertanggung jawab untuk memimpin diskusi
3. informasi relatif terhadap masalah ini
4. waktu yang dialokasikan untuk masalah itu
5. aksi / alasan / tujuan pertukaran

Sebuah contoh agenda lima tahap akan terlihat seperti ini.
“Perubahan apa yang harus kita dibuat tentang presenter untuk sesi demokrasi ekonomi kita?” / Kumaladewi / Sesi proposal dan abstrak dari masing-masing presenter / 20 menit. / Brainstorming untuk Konten dan Presenter. ”

Sebuah diskusi 15 menit akan berjalan sangat mulus ketika kita dapat menetapkan fokus masalah yang spesifik, menyiapkan informasi terkait dengan isu diskusi dan memberi pengertian pada anggota kelompok jika mereka diharapkan membuat keputusan atau pertemuan itu hanya brainstorming untuk nantinya ada pihak lain yang akan memilah dan membuat keputusan..

Strategi lainnya adalah dengan menggunakan teknologi komunikasi. Saat ini kita tidak perlu berada di tempat yang sama untuk melakukan sebuah pertemuan. Teknologi komunikasi telah memungkinkan kita untuk melakukan pertemuan lebih efisien dengan biaya kurang dan waktu mungkin kurang. Namun, bagi mereka yang tidak baru pada jenis pertemuan, mungkin menjadi unfocus serta melampaui waktu awal direncanakan. Praktek membuat sempurna. Organisasi dapat memimpin tim untuk belajar melakukan pertemuan virtual.

Sering kali pertemuan tumbuh menjadi debat panas pada masalah tanpa memiliki fakta-fakta yang relevan di tangan atau dari masing-masing pihak bersedia untuk datang ke keputusan. Kami harus mengantisipasi situasi seperti ini dan mengatur pertemuan tindak lanjut dari panel ahli atau perwakilan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan atau bertindak sebagai perantara. Oleh karena itu pertemuan dapat sampai pada kesimpulan atau kesimpulan sementara yang diperlukan untuk melanjutkan program. Thay cara kita dapat menghemat waktu banyak bertele-tele dan bahkan keheningan di antara anggota tim.

Sumber: http://www.effectivemeetings.com/meetingplanning/agenda/meeting_more.asp


  • -

Tips Menghasilkan Rekaman Suara Jernih

Untuk menghasilkan rekaman suara dengan kualitas jernih, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Gunakan mikrofon yang berkualitas baik.

Mikrofon yang baik akan menghasilkan kualitas audio yang baik. Bukan berarti mikrofon murah tidak dapat digunakan, namun kualitas yang dihasilkan pasti akan berbeda. Mikrofon biasa dapat merekam suara atau audio dengan baik, tapi jenis mikrofon tertentu yang lebih mahal biasanya dilengkapi dengan fitur peredam noise/bunyi latar, fitur memadatkan ukuran rekaman, daya tangkap mikrofon lebih luas, dan awet untuk dipakai berkali-kali. Biasanya mikrofon menjadi satu dengan alat perekam. Namun jika diperlukan, bisa membeli mikrofon eksternal/tambahan. Jika ingin merekam narasi satu orang, maka sebaiknya menggunakan unidirectional mikrofon yang dapat menangkap suara dari satu orang sehingga tidak terlalu terganggu dengan suara latar/noise.

Merekam di ruangan yang terkontrol.

Sebaiknya melakukan percakapakan/diskusi terekam di sebuah ruangan seperti studio yang didesain dapat meredam suara echo dan mengurangi suara latar. Dengan begitu hasil rekaman akan terdengar dengan jelas saat diulang atau jika ingin melakukan transkrip.

Mengurangi suara/bunyi latar yang mengganggu.

Gunakan tanda “Jangan Berisik” atau “Ada Pertemuan” sehingga orang-orang di sekitar kita dapat meredam suara mereka dan tidak mengganggu proses rekaman suara. Letakkan alat perekam jauh dari komputer desktop, kipas angin, HP atau alat apapun yang mengeluarkan suara bising. Jika perlu, matikan kipas angin atau alat-alat tersebut jika tidak digunakan. Letakkan mikrofon di tempat yang aman dan dapat menangkap suara dengan jelas.To produce a sound recording with clear quality, there are several things to note.

 


  • -

Memadatkan berkas audio menjadi kecil dan ringkas

Berkas audio biasanya berukuran besar, baik itu format mp3, wav, atau wma. Biasanya pelanggan kesulitan untuk mengirimkan berkas rekaman audio ke kami di Transcriptdoc. Biasanya saya menggunakan program bernama Audacity bersama dengan Lame untuk membagi berkas menjadi dua kemudian memadatkannya (compress) sehingga ukuran menjadi kecil dan dapat dikirim melalui email. Apalagi batas pengiriman file melalui gmail adalah 25 MB. Jika kapasitas lebih dari itu maka sebaiknya menggunakan fasilitas cloud computing atau file storage yang dapat diperoleh gratis dengan mendaftar.

Transcriptdoc menggunakan fasilitas dari Dropbox dengan kapasitas penyimpanan 3,5 GB. Pelanggan dapat mengunggah berkas mereka yang berukuran besar melalui website ini dan nantinya berkas tersebut akan masuk dalam folder kami.

Bagi pelanggan yang ingin membagi berkas menjadi beberapa bagian sehingga mudah dikirim via email, silakan mengikuti tutorial berikut.

Langkah pertama adalah memasang program Audacity di komputer. Audacity, Lame dan sebagian besar program lain yang digunakan oleh Transcriptdoc merupakan program open source. Artinya, program tersedia multi platform di OS berbasis linux seperti Ubuntu atau Mac OS X atau Microsoft Windows. Selain multi platform, program open source berlisensi terbuka sehingga bebas digunakan, dikembangkan, dan didistribusikan.

Ubuntu: Menu > System > Administration > Synaptic package manager > pilih Audacity. Mac OS X dan Windows: http://audacity.sourceforge.net/ atau klik kanan SAVE LINK AS http://audacity.googlecode.com/files/audacity-win-unicode-1.3.13.exe. Selain program, perlu juga dipasang beberapa plugins dan libraries yang dapat diunduh dari halaman http://audacity.sourceforge.net/download/beta_windows

Sebagai contoh, saya ingin memotong berkas yang berukuran 61,4 MB dengan durasi 1 jam 7 menit menjadi 2 file. Buka Audacity kemudian File > Open > pilih berkas yang ingin diolah. Setelah terbuka, posisikan kursor di akhir rekaman lalu tekan tombol kiri mouse sambil menggeser kursor ke posisi yang diinginkan lalu lepaskan tombol kiri. Pada contoh ini saya memotong file sampai ke menit 30.

Kemudian Edit > Split Delete sehingga hanya tersisa rekaman 30 menit pertama.

Hasil split delete terlihat seperti di bawah.

Lanjutkan dengan File > Export Selection > pilih format/ekstensi berkas yang diinginkan, misalnya dalam kasus ini diekspor menjadi MP3. Tunggu sampai proses ekspor selesai.

Ukuran file menjadi berkurang menjadi hampir setengah dari sebelumnya. Namun ukuran itu masih sangat besar dan tidak dapat dikirim melalui email. Untuk memadatkannya pasang dulu program LAME.

Untuk Ubuntu, Fedora dan turunannya: Menu > System > Administration > Synaptic package manager > pilih Lame.

Untuk Windows dan Mac OS, silakan ikuti petunjuk di halaman ini http://audacity.sourceforge.net/help/faq?s=install&item=lame-mp3 sebelum mengunduh program di http://lame.buanzo.com.ar/. Program Lame ini sebaiknya dipasang di c:\windows\system32.

Setelah Lame terpasang dengan benar, maka kita bisa masuk ke folder/direktori berkas yang ingin dipadatkan dengan cara klik kanan lalu pilih “Open in Terminal”.

Kemudian ketik perintah dengan format berikut: $ lame -b 32 nama_file.mp3 output.mp3

catatan: nama file tidak boleh ada spasi dan tulisan mp3 harus dalam huruf kecil. Angka 32 adalah bitrate yang dapat diganti sesuai dengan keinginan. Semakin kecil bitrate, semakin kecil juga ukuran berkas audio yang dihasilkan dan akan berdampak pada kualitas suara. Standar bit rate MPEG-1 Audio Layer III adalah 32, 40, 48, 56, 64, 80, 96, 112, 128, 160, 192, 224, 256 and 320 kbit/s.

Tunggu sampai proses pemadatan selesai. Sekarang periksa kembali berapa ukuran berkas hasil pemadatan. Sebelum dipotong, berkas berukuran 61,4 MB. Setelah dipotong/kecilkan menjadi dua maka satu berkas berukuran 27, 4 MB. Setelah dipadatkan dengan Lame, ukuran itu kemudian menjadi 6,9 MB.

Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/MP3#Bit_rate


  • -

Sistem Informasi Sekolah

Manajemen sekolah atau lembaga pendidikan merupakan salah satu aset bagi pengembangkan kualitas pendidikan itu sendiri. TranscriptDOC sangat menyadari dan menghargai kerja administrasi dan akademis yang saling mendukung proses belajar. Oleh karena itu, kami menawarkan jasa pembuatan dan pelatihan sistem informasi sekolah yang mencakup berbagai fitur.

Sistem Informasi ini berbasis web dan diakses melalui perambah (browser), serta memiliki sistem client server dengan jumlah client yang besar. Beberapa fitur yang ada dan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan antara lain:

Staf Sekolah

  • Pendataan dan pengelolaan data pribadi, akademis dan jabatan
  • Absensi staf
  • Pengaturan bidang studi dan beban kerja setiap staf

Data Siswa

  • Pendataan siswa, data pribadi termasuk nilai dan absensi
  • Pengaturan kelas siswa
  • Monitoring perkembangan siswa

Manajemen Keuangan Sekolah

  • Pembayaran uang bulanan (SPP) siswa
  • Input Pemasukan (income) Sekolah
  • Input Pengeluaran (expense) Sekolah
  • Laporan Keuangan.

serta berbagai plugin tambahan lain.

Sistem ini juga menyatu dengan website sekolah yang berisi profil dan berita sekolah yang dapat diisi oleh guru dan siswa. Kegiatan ekstrakurikuler dapat diinformasikan melalui sistem ini.

Setiap sistem baru akan memerlukan penyesuaian sehingga kami juga akan memberikan pelatihan menggunakan dan memelihara sistem. Sebuah sistem online hanya menggantikan kerja monoton yang berulang sehingga tenaga dan waktu staf sekolah dapat lebih maksimal untuk dialokasikan ke jenis pekerjaan lain.

Silakan menghubungi kami untuk informasi lebih lanjut.


  • -

Tipe Format File Audio

Open File Formats (supported by and most likely to work with our software)

  • wav – standard audio file format used mainly in Windows PCs. Commonly used for storing uncompressed (PCM), CD-quality sound files, which means that they can be large in size – around 10MB per minute of music.
  • mp3 – the MPEG Layer-3 format is the most popular format for downloading and storing music. By eliminating portions of the audio file that are essentially inaudible, mp3 files are compressed to roughly one-tenth the size of an equivalent PCM file while maintaining good audio quality. We recommend the mp3 format for music storage. It is not that good for voice storage.
  • ogg – a free, open source container format supporting a variety of codecs, the most popular of which is the audio codec Vorbis. Vorbis files are often compared to MP3 files in terms of quality. But the simple fact mp3 are so much more broadly supported makes it difficult to recommend ogg files.
  • gsm – designed for telephony use in Europe, gsm is a very practical format for telephone quality voice. It makes a good compromise between file size and quality.
  • dct – A variable codec format designed for dictation. It has dictation header information and can be encrypted (often required by medical confidentiality laws). The standard dct player is the Express Scribe Transcription Player.
  • flac – a lossless compression codec. You can think of lossless compression as like zip but for audio. If you compress a PCM file to flac and then restore it again it will be a perfect copy of the original.
  • au – the standard audio file format used by Sun, Unix and Java.
  • aiff – the standard audio file format used by Apple. It is like a wav file for the Mac.
  • vox – the vox format most commonly uses the Dialogic ADPCM (Adaptive Differential Pulse Code Modulation) codec. Similar to other ADPCM formats, it compresses to 4-bits. Vox format files are similar to wave files except that the vox files contain no information about the file itself so the codec sample rate and number of channels must first be specified in order to play a vox file.
  • raw – a raw file can contain audio in any codec but is usually used with PCM audio data. It is rarely used except for technical tests.

Proprietary Formats (supported by our software)

  • wma – the popular Windows Media Audio format owned by Microsoft. Designed with Digital Rights Management (DRM) abilities for copy protection. Sample .wma file.
  • aac – the Advanced Audio Coding format is based on the MPEG4 audio standard owned by Dolby. A copy-protected version of this format has been developed by Apple for use in music downloaded from their iTunes Music Store.
  • atrac (.wav) – the older style Sony ATRAC format. It always has a .wav file extension. To open these files simply install the ATRAC3 drivers.
  • ra – a Real Audio format designed for streaming audio over the Internet. The .ra format allows files to be stored in a self-contained fashion on a computer, with all of the audio data contained inside the file itself.
  • ram – a text file that contains a link to the Internet address where the Real Audio file is stored. The .ram file contains no audio data itself.
  • dss – Digital Speech Standard files are an Olympus proprietary format. It is a fairly old and poor codec.
  • msv – a Sony proprietary format for Memory Stick compressed voice files. You might need a Sony plugin to load this.
  • dvf – a Sony proprietary format for compressed voice files; commonly used by Sony dictation recorders. You might need a Sony plugin to load this.
Source: http://www.nchsoftware.com/

Open File Formats (supported by and most likely to work with our software)

  • wav – standard audio file format used mainly in Windows PCs. Commonly used for storing uncompressed (PCM), CD-quality sound files, which means that they can be large in size – around 10MB per minute of music.
  • mp3 – the MPEG Layer-3 format is the most popular format for downloading and storing music. By eliminating portions of the audio file that are essentially inaudible, mp3 files are compressed to roughly one-tenth the size of an equivalent PCM file while maintaining good audio quality. We recommend the mp3 format for music storage. It is not that good for voice storage.
  • ogg – a free, open source container format supporting a variety of codecs, the most popular of which is the audio codec Vorbis. Vorbis files are often compared to MP3 files in terms of quality. But the simple fact mp3 are so much more broadly supported makes it difficult to recommend ogg files.
  • gsm – designed for telephony use in Europe, gsm is a very practical format for telephone quality voice. It makes a good compromise between file size and quality.
  • dct – A variable codec format designed for dictation. It has dictation header information and can be encrypted (often required by medical confidentiality laws). The standard dct player is the Express Scribe Transcription Player.
  • flac – a lossless compression codec. You can think of lossless compression as like zip but for audio. If you compress a PCM file to flac and then restore it again it will be a perfect copy of the original.
  • au – the standard audio file format used by Sun, Unix and Java.
  • aiff – the standard audio file format used by Apple. It is like a wav file for the Mac.
  • vox – the vox format most commonly uses the Dialogic ADPCM (Adaptive Differential Pulse Code Modulation) codec. Similar to other ADPCM formats, it compresses to 4-bits. Vox format files are similar to wave files except that the vox files contain no information about the file itself so the codec sample rate and number of channels must first be specified in order to play a vox file.
  • raw – a raw file can contain audio in any codec but is usually used with PCM audio data. It is rarely used except for technical tests.

Proprietary Formats (supported by our software)

  • wma – the popular Windows Media Audio format owned by Microsoft. Designed with Digital Rights Management (DRM) abilities for copy protection. Sample .wma file.
  • aac – the Advanced Audio Coding format is based on the MPEG4 audio standard owned by Dolby. A copy-protected version of this format has been developed by Apple for use in music downloaded from their iTunes Music Store.
  • atrac (.wav) – the older style Sony ATRAC format. It always has a .wav file extension. To open these files simply install the ATRAC3 drivers.
  • ra – a Real Audio format designed for streaming audio over the Internet. The .ra format allows files to be stored in a self-contained fashion on a computer, with all of the audio data contained inside the file itself.
  • ram – a text file that contains a link to the Internet address where the Real Audio file is stored. The .ram file contains no audio data itself.
  • dss – Digital Speech Standard files are an Olympus proprietary format. It is a fairly old and poor codec.
  • msv – a Sony proprietary format for Memory Stick compressed voice files. You might need a Sony plugin to load this.
  • dvf – a Sony proprietary format for compressed voice files; commonly used by Sony dictation recorders. You might need a Sony plugin to load this.
Source: http://www.nchsoftware.com/