Teknik Melakukan Proofread

  • -

Teknik Melakukan Proofread

Apapun yang Anda tulis, baik itu sebuah artikel majalah, esai perguruan tinggi atau email ke klien, teks yang bebas dari kesalahan ejaan dan tanda baca adalah penting. Perangkat lunak seperti spell checker yang memeriksa kesalahan ejaan yang ada di Word atau Writer memang membantu, tetapi masih dapat melewati beberapa kesalahan. Pada saat itulah proofreading menjadi jasa yang diperlukan. Di bawah ini ada beberapa teknik untuk membuat pekerjaan proofreading Anda lebih efektif.

1. Kunci utama adalah konsentrasi. Untuk bisa mendeteksi kesalahan yang kecil seperti ejaan, maka Anda perlu berkonsentrasi. Itu berarti menyingkirkan gangguan potensial seperti ponsel, suara televisi atau radio dan tinggal membuka email.

2. Cetaklah di kertas. Orang membaca secara berbeda pada layar dan di atas kertas jadi lebih bijak jika Anda mencetak tulisan. Selain itu, jika Anda membaca dengan keras, telinga Anda mungkin menangkap kesalahan yang terlewati oleh mata Anda.

3. Hati-hati dengan adanya homonim. Homonim adalah kata-kata yang memiliki ejaan atau pengucapan yang sama tetapi memiliki arti yang berbeda. Dalam bahasa Inggris waspadai kata seperti accept-except dan complement-compliment. Dalam bahasa Indonesia beberapa kata ditulis sama tapi memiliki makna berbeda seperti bisa (mampu atau racun ular), rapat (pertemuan atau tidak renggang), bulan (nama kalender atau nama satelit). Maka perhatikan dengan seksama .

4. Perhatikan kontraksi dan apostrof (koma satu di atas). Di dalam penulisan bahasa Inggris, orang sering tertukar ketika menulis their-they’re, its-it’s, your-you’re, dan seterusnya. Jika ada sesuatu yang bisa merugikan kredibilitas teks Anda, perhatikan kesalahan yang sering terjadi secara berulang. Juga ingat bahwa tanda kutip tidak pernah digunakan untuk membentuk kata jamak.

5. Periksa Tanda Baca. Fokuslah pada penulisan kata, tetapi jangan mengabaikan penggunaan tanda baca yang benar. Perhatikan kata-kata yang dikapitalisasi, hilang atau ekstra koma, titik digunakan secara tidak benar dan sebagainya.

6. Bacalah dari paragraf terakhir sampai ke paragraf awal. Ketika menulis kita biasanya menjadi buta terhadap kesalahan kita sendiri karena otak secara otomatis ” mengoreksi ” kata-kata yang salah dalam kalimat. Untuk mematahkan pola ini Anda dapat membaca teks mundur dari paragraf akhir, kata demi kata.

7. Periksa penulisan nomor. Penulisan jumlah uang sebesar $ 10,000 daripada $ 100,000 memiliki makna yang berbeda. Dalam bahasa Indonesia penulisan pecahan ribuan adalah Rp 500.000 dengan titik. Begitu juga dengan kesalahan penulisan jumlah penduduk Indonesia 230 juta menjadi 230 milyar. Pastikan nomor dan jumlah yang Anda tulis sudah benar dan sesuai data yang Anda rujuk.

8. Minta Orang Lain untuk Mengoreksi Tulisan. Setelah memeriksa semua poin, lebih bijak jika meminta bantuan teman atau orang lain untuk membaca kembali tulisan Anda. Besar kemungkinan orang lain akan menemukan kesalahan yang tidak Anda perhatikan. Orang kedua juga akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengevaluasi apakah kalimat tersebut terdengar masuk akal atau tidak.

Diadaptasi dari http://www.dailywritingtips.com/8-proofreading-tips-and-techniques/


  • -

Cara mengelola notulensi korporasi

Korporasi diwajibkan oleh perangkat hukum untuk mendokumentasikan hampir semua aspek pekerjaan mereka. Termasuk di dalamnya adalah catatan atau notulensi yang diambil selamaa pertemuan pemegang saham dan dewan direksi. Notulensi adalah dokumentasi tertulis dari poin penting dan keputusan yang dibahas dalam pertemuan. Pekerjaan mengelola dokumen-dokumen ini adalah proses yang membutuhkan sistem manajemen berkas yang baik. Kegagalan untuk mengelola dan mempertanggungjawabkan proses pengambilan keputusan dalam korporasi bisa mengakibatkan tambahan biaya dan mempertaruhkan status atau reputasi perusahaan tersebut.

Beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam :

  • formulir pemberitahuan
  • formulir notulensi
  • stempel korporasi
  • sistem manajemen berkas/arsip

Alur manajemen berkas.

  1. Memberitahukan anggota dewan direksi dari perusahaan mengenai pertemuan yang akan datang dengan mengirimkan “Formulir Pemberitahuan”. Formulir ini dapat dibuat sendiri atau dibeli dari toko peralatan kantor. “Formulir Pemberitahuan” dapat dibuat dengan hanya menulis surat bisnis meminta kehadiran anggota dewan pada pertemuan dewan direktur. Surat itu harus mencantumkan tanggal, tempat, waktu dan tujuan pertemuan. Setiap “Pemberitahuan Form” harus ditandatangani oleh Sekretaris Perusahaan sebelum dikirim.
  2. Tulislah catatan/notulensi selama pertemuan dan merekamnya pada “Formulir Notulensi” yang dapat dibuat sendiri menggunakan template dalam program pengolah kata (word processor) untuk digunakan berulang-ulang. Di dalamnya harus mencantumkan tanggal, waktu dan tempat pertemuan, daftar hadir dan poin utama yang memengaruhi perusahaan dan operasinya yang dibahas dalam pertemuan tersebut.
  3. “Formulir Notulensi” perlu ditandatangani dan diberi stempel perusahaan di bagian bawah.
  4. Simpan “Formulir Pemberitahuan” dan “Formulir Notulensi” bersama-sama dalam sebuah binder atau sistem pengarsipan lainnya. Satukan keduanya untuk kemudahan temu kembali. Notulensi korporasi sangat mungkin diperlukan jika terjadi gugatan atau audit untuk membenarkan keputusan bisnis.

Dikemas ulang dari sumber: http://www.ehow.com/how_6681275_file-corporate-minutes.html