Prinsip membuat notulensi pertemuan

  • -

Prinsip membuat notulensi pertemuan

Sebagai notulis profesional, pastikan untuk selalu akurat dalam menulis notulensi atau mengetik korespondensi keluar. Notulensi pertemuan berfungsi sebagai catatan resmi tentang apa yang terjadi pada pertemuan, keputusan yang dibuat, dan langkah selanjutnya yang harus diambil. Notulensi bahkan dapat digunakan untuk menjadi barang bukti kasus hukum atau keputusan. Oleh karena itu, seorang notulis perlu mengetahui prinsip-prinsip penting sebagai berikut.

Alat yang diperlukan:

  • Pena dan kertas
  • Komputer
  • Perekam digital
  1. Kenali peserta dan agenda pertemuan. Siapkan daftar nama peserta yang akan hadir dan salinan agenda pertemuan.
  2. Buat catatan dalam notulensi siapa peserta yang hadir, siapa yang tidak hadir, dan apakah jumlah anggota yang hadir memenuhi kuorum. Ini akan menjadi bagian dari catatan resmi dan memastikan bahwa notulensi disampaikan kepada anggota yang tidak hadir. Catat juga orang lain yang hadir untuk menemani peserta inti seperti asisten atau pengacara.
  3. Pastikan komputer atau pena yang Anda miliki bekerja dengan baik. Jangan biarkan baterai habis atau pena rusak sehingga Anda kehilangan informasi penting. Pastikan Anda membawa perekam digital untuk memastikan bahwa tidak ada ucapan atau keputusan yang terlewatkan.
  4. Jika Anda anggap perlu, tuliskan waktu dimana hal penting terjadi atau keputusan penting dibuat. Tuliskan waktu ketika pertemuan dimulai dan berakhir.
  5. Tuliskan seluruh proses secara jelas. Jangan hanya mengandalkan alat perekam.
  6. Simak dan catat keputusan aktual yang dibuat. Tidak perlu mentranskrip setiap ucapan secara detail. Anda hanya perlu mencatat poin utama dan menghindari terlalu banyak hal yang tidak diperlukan.
  7. Ketik dan editlah notulensi sesegera mungkin. Ketika pertemuan selesai, tinjau kembali apa yang telah ditulis dan buat catatan yang dapat membantu mengklarifikasi atau menjelaskan salah satu poin. Cara ini akan mengurangi kemungkinan ada bagian yang terlupa dan peserta pertemuan bisa mendapatkan notulensi final dengan cepat.
  8. Notulensi perlu diketik dan diformat untuk distribusi. Notulensi yang resmi harus diketik dan dibuat ringkas. Gunakan kalimat pendek dan langsung ke inti masalah. Penulisan berupa poin-poin dapat membantu menghindari paragraf panjang dan memastikan bahwa notulensi mudah dibaca.
  9. Periksa ejaan kata-kata dan nama. Pastikan nama peserta pertemuan dan nama kegiatan telah ditulis dengan benar.
  10. Distribusikan seperlunya. Buat daftar nama orang yang perlu menerima salinan notulensi via email dan mereka yang perlu diberikan salinan tercetak.


  • -

Tips bagi transkriptor

Berikut ini beberapa tips singkat yang perlu diperhatikan transkriptor dalam melakukan pekerjaan mereka:

  • Belajar dan berlatih untuk mengetik cepat dan lebih cepat
  • Berlatih menggunakan seluruh jari tangan secara benar saat mengetik
  • Selalu mengecek ulang pekerjaanmu
  • Gunakan mesin pencari ketika kamu tidak yakin dengan istilah-istilah tertentu
  • Cobalah untuk memahami subyek atau konteks dari percakapan yang sedang ditranskrip
  • Selalu tanyakan pelanggan jika mereka menginginkan hasil dalam format atau bentuk tertentu
  • Konsisten dengan penggunaan bahasa, ejaan, dan kata benda
  • Format yang digunakan harus konsisten dan sesuai dengan model yang diinginkan pelanggan
  • Lakukan proses transkrip di tempat yang sepi dari suara latar
  • Selalu berlatih dan perbaiki keahlian bahasa Indonesia. Meskipun anda seorang penutur asli, bukan berarti anda memahami dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
  • Buatlah catatan dari kata atau frase yang tidak umum digunakan untuk rujukan di pekerjaan selanjutnya.


  • -

Merencanakan pertemuan yang efisien

Banyak organisasi yang bergulat menyusun agenda pertemuan yang efektif dan efisien. Sampai saat ini, hal tersebut menjadi salah satu tantangan dalam pengorganisasian. Peran pemimpin pertemuan sangat penting untuk memberikan pemikiran dan fokus anggota tim untuk mencapai tujuan yang sama. Banyak pemimpin rapat yang terlalu membuka diri dan menyambut banyak agenda dalam satu pertemuan untuk mengakomodasi usulan tim. Pada akhirnya anggota tim kemudian kehilangan minat dan konsentrasi mereka selama proses tersebut.

Dianna Booher menyebutkan tentang salah satu langkah perencanaan dasar untuk mencapai pertemuan efisien, yaitu pengaturan agenda lima tahap agenda yang meliputi lima hal:
1. topik yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan
2. orang yang bertanggung jawab untuk memimpin diskusi
3. informasi relatif terhadap masalah ini
4. waktu yang dialokasikan untuk masalah itu
5. aksi / alasan / tujuan pertukaran

Sebuah contoh agenda lima tahap akan terlihat seperti ini.
“Perubahan apa yang harus kita dibuat tentang presenter untuk sesi demokrasi ekonomi kita?” / Kumaladewi / Sesi proposal dan abstrak dari masing-masing presenter / 20 menit. / Brainstorming untuk Konten dan Presenter. ”

Sebuah diskusi 15 menit akan berjalan sangat mulus ketika kita dapat menetapkan fokus masalah yang spesifik, menyiapkan informasi terkait dengan isu diskusi dan memberi pengertian pada anggota kelompok jika mereka diharapkan membuat keputusan atau pertemuan itu hanya brainstorming untuk nantinya ada pihak lain yang akan memilah dan membuat keputusan..

Strategi lainnya adalah dengan menggunakan teknologi komunikasi. Saat ini kita tidak perlu berada di tempat yang sama untuk melakukan sebuah pertemuan. Teknologi komunikasi telah memungkinkan kita untuk melakukan pertemuan lebih efisien dengan biaya kurang dan waktu mungkin kurang. Namun, bagi mereka yang tidak baru pada jenis pertemuan, mungkin menjadi unfocus serta melampaui waktu awal direncanakan. Praktek membuat sempurna. Organisasi dapat memimpin tim untuk belajar melakukan pertemuan virtual.

Sering kali pertemuan tumbuh menjadi debat panas pada masalah tanpa memiliki fakta-fakta yang relevan di tangan atau dari masing-masing pihak bersedia untuk datang ke keputusan. Kami harus mengantisipasi situasi seperti ini dan mengatur pertemuan tindak lanjut dari panel ahli atau perwakilan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan atau bertindak sebagai perantara. Oleh karena itu pertemuan dapat sampai pada kesimpulan atau kesimpulan sementara yang diperlukan untuk melanjutkan program. Thay cara kita dapat menghemat waktu banyak bertele-tele dan bahkan keheningan di antara anggota tim.

Sumber: http://www.effectivemeetings.com/meetingplanning/agenda/meeting_more.asp


  • -

Memadatkan berkas audio menjadi kecil dan ringkas

Berkas audio biasanya berukuran besar, baik itu format mp3, wav, atau wma. Biasanya pelanggan kesulitan untuk mengirimkan berkas rekaman audio ke kami di Transcriptdoc. Biasanya saya menggunakan program bernama Audacity bersama dengan Lame untuk membagi berkas menjadi dua kemudian memadatkannya (compress) sehingga ukuran menjadi kecil dan dapat dikirim melalui email. Apalagi batas pengiriman file melalui gmail adalah 25 MB. Jika kapasitas lebih dari itu maka sebaiknya menggunakan fasilitas cloud computing atau file storage yang dapat diperoleh gratis dengan mendaftar.

Transcriptdoc menggunakan fasilitas dari Dropbox dengan kapasitas penyimpanan 3,5 GB. Pelanggan dapat mengunggah berkas mereka yang berukuran besar melalui website ini dan nantinya berkas tersebut akan masuk dalam folder kami.

Bagi pelanggan yang ingin membagi berkas menjadi beberapa bagian sehingga mudah dikirim via email, silakan mengikuti tutorial berikut.

Langkah pertama adalah memasang program Audacity di komputer. Audacity, Lame dan sebagian besar program lain yang digunakan oleh Transcriptdoc merupakan program open source. Artinya, program tersedia multi platform di OS berbasis linux seperti Ubuntu atau Mac OS X atau Microsoft Windows. Selain multi platform, program open source berlisensi terbuka sehingga bebas digunakan, dikembangkan, dan didistribusikan.

Ubuntu: Menu > System > Administration > Synaptic package manager > pilih Audacity. Mac OS X dan Windows: http://audacity.sourceforge.net/ atau klik kanan SAVE LINK AS http://audacity.googlecode.com/files/audacity-win-unicode-1.3.13.exe. Selain program, perlu juga dipasang beberapa plugins dan libraries yang dapat diunduh dari halaman http://audacity.sourceforge.net/download/beta_windows

Sebagai contoh, saya ingin memotong berkas yang berukuran 61,4 MB dengan durasi 1 jam 7 menit menjadi 2 file. Buka Audacity kemudian File > Open > pilih berkas yang ingin diolah. Setelah terbuka, posisikan kursor di akhir rekaman lalu tekan tombol kiri mouse sambil menggeser kursor ke posisi yang diinginkan lalu lepaskan tombol kiri. Pada contoh ini saya memotong file sampai ke menit 30.

Kemudian Edit > Split Delete sehingga hanya tersisa rekaman 30 menit pertama.

Hasil split delete terlihat seperti di bawah.

Lanjutkan dengan File > Export Selection > pilih format/ekstensi berkas yang diinginkan, misalnya dalam kasus ini diekspor menjadi MP3. Tunggu sampai proses ekspor selesai.

Ukuran file menjadi berkurang menjadi hampir setengah dari sebelumnya. Namun ukuran itu masih sangat besar dan tidak dapat dikirim melalui email. Untuk memadatkannya pasang dulu program LAME.

Untuk Ubuntu, Fedora dan turunannya: Menu > System > Administration > Synaptic package manager > pilih Lame.

Untuk Windows dan Mac OS, silakan ikuti petunjuk di halaman ini http://audacity.sourceforge.net/help/faq?s=install&item=lame-mp3 sebelum mengunduh program di http://lame.buanzo.com.ar/. Program Lame ini sebaiknya dipasang di c:\windows\system32.

Setelah Lame terpasang dengan benar, maka kita bisa masuk ke folder/direktori berkas yang ingin dipadatkan dengan cara klik kanan lalu pilih “Open in Terminal”.

Kemudian ketik perintah dengan format berikut: $ lame -b 32 nama_file.mp3 output.mp3

catatan: nama file tidak boleh ada spasi dan tulisan mp3 harus dalam huruf kecil. Angka 32 adalah bitrate yang dapat diganti sesuai dengan keinginan. Semakin kecil bitrate, semakin kecil juga ukuran berkas audio yang dihasilkan dan akan berdampak pada kualitas suara. Standar bit rate MPEG-1 Audio Layer III adalah 32, 40, 48, 56, 64, 80, 96, 112, 128, 160, 192, 224, 256 and 320 kbit/s.

Tunggu sampai proses pemadatan selesai. Sekarang periksa kembali berapa ukuran berkas hasil pemadatan. Sebelum dipotong, berkas berukuran 61,4 MB. Setelah dipotong/kecilkan menjadi dua maka satu berkas berukuran 27, 4 MB. Setelah dipadatkan dengan Lame, ukuran itu kemudian menjadi 6,9 MB.

Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/MP3#Bit_rate